Formas de picar o ponto: app, QR code, NFC, quiosque, cartão e biometria
A lei não escolhe a forma de picar o ponto. O artigo 202.º do Código do Trabalho exige que o registo tenha as horas de início e de termo e os intervalos de cada trabalhador, que permita apurar as horas por dia e por semana, que esteja acessível para consulta imediata e que seja guardado durante cinco anos. Aplicação, site, QR code, NFC, PIN num quiosque, cartão, biometria e até papel podem cumprir esta regra. O que muda é o custo, o risco de alguém picar por outro e os dados pessoais que cada método trata.
A biometria e a localização são os dois casos com regras próprias. Os dados biométricos dos trabalhadores só podem ser tratados para controlo de assiduidade e de acessos, e apenas através de representações que não permitam reconstituir os dados originais (Lei n.º 58/2019, artigo 28.º, n.º 6). A localização não faz parte do conteúdo exigido pelo artigo 202.º, e a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) tem sobre ela uma posição restritiva.
Por transparência: o PontoSimples usa duas destas formas, a aplicação para Android e iOS e o site. Não oferece QR code, NFC, quiosque, cartão nem biometria. Descrevemos estas opções porque fazem parte da decisão de qualquer empresa.
O que a lei exige, seja qual for a forma
O n.º 1 do artigo 202.º obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho de todos os trabalhadores, incluindo os isentos de horário, em local acessível e de forma que permita a consulta imediata. O n.º 2 define o conteúdo: horas de início e de termo do tempo de trabalho e interrupções ou intervalos, de modo a apurar as horas por dia e por semana. O n.º 4 manda guardar o registo durante cinco anos e o n.º 5 qualifica a violação como contraordenação grave. Explicamos cada requisito no artigo sobre o registo de tempos de trabalho do artigo 202.º.
Há duas situações com regras adicionais. No trabalho prestado no exterior da empresa, o trabalhador tem de visar o registo logo que regressa, ou enviá-lo visado, de forma que a empresa o tenha no prazo de 15 dias (n.º 3). No teletrabalho, as orientações da CNPD de 2020 dizem que as ferramentas de registo se devem limitar a reproduzir o que se faria nas instalações: registar o início e o fim da atividade e a pausa para almoço.
As oito formas, uma a uma
1. Aplicação no telemóvel
- Como funciona: o trabalhador entra com credenciais próprias e regista a entrada, os intervalos e a saída no telemóvel. Num sistema bem configurado, a hora registada é a do momento da picagem e não pode ser escrita à mão. Serve para quem trabalha em vários locais, no exterior ou em teletrabalho.
- Custo: não exige equipamento da empresa; paga-se a subscrição do sistema.
- Requisitos legais: os do artigo 202.º. No trabalho no exterior, a picagem no momento facilita o prazo de 15 dias do n.º 3. Sobre a localização, veja a secção própria mais abaixo.
- Riscos de fraude: partilha de credenciais e simulação de localização. Reduzem-se com credenciais pessoais, histórico de alterações de cada registo e conferência regular pelo responsável. Desenvolvemos o tema no artigo sobre picar o ponto pelo telemóvel.
2. Site no computador
- Como funciona: o trabalhador pica no browser, com as mesmas credenciais da aplicação. É a forma mais simples em escritórios e postos de trabalho com computador.
- Custo: nenhum equipamento adicional.
- Requisitos legais: os do artigo 202.º.
- Riscos de fraude: picagem feita por um colega no computador de outro, ou fora do local de trabalho. Alguns sistemas permitem limitar a picagem à rede da empresa; em qualquer caso, as credenciais devem ser pessoais e intransmissíveis.
3. QR code
- Como funciona: há duas variantes. Na primeira, um código afixado no local, ou mostrado num ecrã, é lido pelo telemóvel do trabalhador. Na segunda, cada trabalhador tem um código pessoal, no telemóvel ou num cartão, que um tablet à entrada lê.
- Custo: baixo; um código impresso ou um tablet com suporte.
- Requisitos legais: os do artigo 202.º e as regras gerais do RGPD; não envolve dados biométricos.
- Riscos de fraude: um código fixo pode ser fotografado e usado fora do local; códigos que mudam a intervalos curtos num ecrã reduzem esse risco. Um código pessoal pode ser emprestado a um colega.
4. NFC
- Como funciona: o trabalhador aproxima o telemóvel de uma etiqueta NFC fixa no local, ou aproxima um cartão ou porta-chaves NFC de um leitor.
- Custo: as etiquetas são baratas; um leitor dedicado é equipamento a comprar ou alugar.
- Requisitos legais: os do artigo 202.º.
- Riscos de fraude: o cartão ou o porta-chaves pode ser emprestado; a etiqueta fixa mostra que o telemóvel esteve perto dela, não quem o tinha na mão.
5. PIN num quiosque ou tablet partilhado
- Como funciona: um tablet fixo à entrada, onde cada trabalhador escolhe o nome e introduz um código pessoal.
- Custo: tablet, suporte fixo e ligação à internet; sem equipamento por trabalhador.
- Requisitos legais: os do artigo 202.º. Se o quiosque tirar uma fotografia no momento da picagem, é um tratamento de dados adicional, que precisa de finalidade definida e de ser comunicado aos trabalhadores (artigo 13.º do RGPD).
- Riscos de fraude: o PIN partilhado, que permite a um colega picar por outro. Combate-se com regras claras no regulamento interno e com a conferência do responsável de equipa.
6. Cartão RFID num relógio de ponto
- Como funciona: o trabalhador passa um cartão ou porta-chaves de proximidade num terminal fixo, o relógio de ponto tradicional.
- Custo: terminal (compra ou aluguer), cartões, substituição dos que se perdem e instalação. Só funciona no local onde o terminal está.
- Requisitos legais: os do artigo 202.º. O terminal tem de permitir extrair os registos para consulta imediata e conservá-los durante cinco anos, também quando o equipamento é substituído.
- Riscos de fraude: o cartão emprestado é o caso clássico de picagem por colega. Explicamos como prevenir e como agir no artigo sobre fraudes no registo de ponto.
7. Biometria: impressão digital, reconhecimento facial e outras
- Como funciona: um terminal compara a impressão digital ou o rosto do trabalhador com um modelo guardado e regista a picagem quando há correspondência.
- Custo: terminal biométrico, instalação e manutenção, a que se soma o trabalho interno de documentação e de avaliação de impacto.
- Requisitos legais: os dados biométricos usados para identificar uma pessoa de forma inequívoca são uma categoria especial de dados (artigo 9.º do RGPD). A Lei n.º 58/2019 só os admite para controlo de assiduidade e de acessos, com representações dos dados e uma recolha que não permita a sua reversibilidade (artigo 28.º, n.º 6). O artigo 18.º do Código do Trabalho exige que sejam necessários, adequados e proporcionais (n.º 2) e que sejam destruídos na transferência do trabalhador para outro local de trabalho ou na cessação do contrato (n.º 3). A notificação prévia à CNPD prevista no n.º 1 deixou de vigorar com a aplicação do RGPD (Lei n.º 58/2019, artigo 62.º, n.º 2). A lista da CNPD de tratamentos sujeitos a avaliação de impacto (Regulamento n.º 798/2018) inclui os dados biométricos de titulares vulneráveis, e as orientações europeias para que essa lista remete incluem os trabalhadores entre esses titulares: na prática, faça a avaliação antes de instalar. Veja o artigo sobre o relógio de ponto biométrico e a CNPD e o guia da AIPD no controlo de ponto.
- Riscos de fraude: torna difícil que um colega pique por outro, mas não diz nada sobre o que acontece depois da picagem. Convém prever um método alternativo para quando o terminal não reconhece o trabalhador.
8. Papel: livro ou folha de ponto
- Como funciona: o trabalhador escreve as horas e assina, ou o responsável preenche por ele.
- Custo: quase nenhum em material; alto em tempo de cálculo, de arquivo e de pesquisa.
- Requisitos legais: é válido se for preenchido no momento, com as horas reais, e se permitir apurar as horas por dia e por semana, com consulta imediata e conservação durante cinco anos.
- Riscos de fraude: preenchimento ao fim da semana, horários iguais todos os dias, rasuras e folhas substituídas. Mostramos os problemas concretos no artigo sobre a folha de ponto em papel ou Excel.
E a localização no momento da picagem?
O artigo 202.º não exige registar o local: o n.º 2 refere as horas de início e de termo e os intervalos, e o n.º 3 o visto do registo no trabalho prestado no exterior. A localização é, por isso, um tratamento acessório, que tem de ser justificado por si.
A CNPD, na Deliberação n.º 7680/2014, ainda listada nas suas orientações sobre relações laborais, qualifica a geolocalização como meio de vigilância a distância (ponto 48), exclui a geolocalização em telemóveis para gestão do serviço externo (ponto 75), diz que não podem ser instaladas nos dispositivos móveis disponibilizados aos trabalhadores aplicações que ativem o GPS e comuniquem essa informação ao empregador (ponto 77) e considera a geolocalização um meio não idóneo para provar as horas e o local de prestação do serviço (ponto 58).
A deliberação é anterior ao RGPD, que trocou as autorizações prévias pela responsabilidade do empregador e pela avaliação de impacto (artigo 35.º do RGPD e Regulamento da CNPD n.º 798/2018). Mas não existe posição publicada da CNPD nem jurisprudência que valide expressamente a captura pontual da localização no momento da picagem.
Se a empresa ponderar usá-la, recomendamos: tratá-la como opcional e decidir caso a caso, nunca com seguimento contínuo; limitar e documentar a finalidade; fazer a avaliação de impacto; informar os trabalhadores (artigo 13.º do RGPD); conservar as coordenadas por um prazo curto, distinto dos cinco anos do registo; oferecer uma alternativa sem localização; nunca a usar em teletrabalho; e ouvir o encarregado de proteção de dados ou um jurista. Desenvolvemos o tema no artigo sobre a geolocalização de trabalhadores.
Como escolher a forma certa
A escolha depende sobretudo de onde se trabalha:
- Escritório com entrada única: site ou aplicação; um PIN num quiosque se nem todos tiverem computador.
- Loja, restaurante ou fábrica com muitas pessoas a entrar ao mesmo tempo: quiosque com PIN, QR code ou cartão. A biometria só se a necessidade e a proporcionalidade ficarem demonstradas na avaliação de impacto.
- Equipas externas e vários locais: aplicação no telemóvel; a localização, se for usada, segue as cautelas da secção anterior.
- Teletrabalho: aplicação ou site, registando só o início, o fim e as pausas.
- Microempresa com uma ou duas pessoas sempre no mesmo local: até o papel serve, se for preenchido no momento.
Antes de decidir, responda a cinco perguntas: quem pode picar por outra pessoa e como se deteta; que dados pessoais o método trata; quanto custa por trabalhador, com equipamento e subscrição; o que acontece quando falha a rede; e como se corrige um erro sem perder o histórico. Para os custos, veja quanto custa um sistema de controlo de ponto.
Fontes
- Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009), artigos 18.º e 202.º
- Lei n.º 58/2019, artigos 28.º, n.º 6, e 62.º, n.º 2
- Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigos 9.º, 13.º e 35.º
- CNPD, Deliberação n.º 7680/2014 (geolocalização no contexto laboral), pontos 48, 58, 75 e 77
- CNPD, Orientações sobre o controlo à distância em regime de teletrabalho (2020)
Como o PontoSimples regista o ponto
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem em que cada trabalhador pica pela aplicação (Android e iOS) ou pelo site, com as suas credenciais, e a localização é registada só no momento da picagem, sem seguimento contínuo. Antes de a usar, siga as cautelas descritas acima. O sistema calcula as horas por dia e por semana, o trabalho suplementar e o trabalho noturno, guarda o histórico de alterações de cada registo e mantém tudo em nuvem, com consulta imediata.
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