Fraudes no registo de ponto: tipos mais comuns, como prevenir e o que diz a lei disciplinar

As fraudes no registo de ponto mais comuns são cinco: picar o ponto por um colega, picar antes de chegar ao local de trabalho, alterar folhas ou ficheiros depois de preenchidos, simular a localização do telemóvel e os "esquecimentos" seletivos que só acontecem quando beneficiam quem se esquece. A maioria previne-se sem vigiar ninguém: credenciais pessoais e intransmissíveis, um histórico de alterações que ninguém apaga, autorização prévia do trabalho suplementar e conferência regular dos registos.

Quando uma fraude é descoberta, a resposta segue o procedimento disciplinar do Código do Trabalho, com prazos curtos: o procedimento tem de começar nos 60 dias seguintes ao conhecimento da infração. A fraude pode ser justa causa de despedimento, como decidiu o Supremo Tribunal de Justiça num caso de cartão picado por um colega, mas a sanção tem de ser proporcional e coerente com outros casos.

Os cinco tipos mais comuns

1. Picar por um colega. É a fraude clássica do cartão e do código partilhado: o colega que chega primeiro regista a entrada de quem está atrasado, ou a saída de quem já saiu.

2. Picar antes de chegar. Com sistemas acessíveis pela Internet sem regras de utilização, o trabalhador regista a entrada a caminho do trabalho e chega vinte minutos depois.

3. Alterar folhas e ficheiros. A folha de papel é substituída, o Excel é corrigido em outubro sobre o mês de março, e ninguém sabe o que lá estava antes.

4. Localização simulada. Onde a empresa usa localização na picagem, há aplicações que fazem o telemóvel indicar uma posição falsa.

5. Esquecimentos seletivos. O registo de saída "falha" nos dias em que o trabalhador saiu cedo e a correção pedida mais tarde indica sempre a hora prevista; ou a entrada "falha" nos dias de atraso. Há ainda o trabalho suplementar fabricado: ficar meia hora na empresa sem trabalhar, para registar mais tarde.

Quanto custa à empresa

Considere um trabalhador com 1.100 euros por mês e 40 horas semanais. O valor-hora, pela fórmula do artigo 271.º, é de 1.100 × 12 a dividir por 52 × 40, ou seja, 6,35 euros.

Dez minutos por dia registados e não trabalhados dão 3 horas e 40 minutos em 22 dias, ou 23,28 euros por mês. Numa equipa de 20 trabalhadores, são 465,60 euros por mês e cerca de 5.590 euros por ano pagos por trabalho que não existiu. Se a isto se somar meia hora de trabalho suplementar fabricado duas vezes por semana, paga com o acréscimo de 25% da primeira hora em dia útil (7,94 euros por hora), são mais 7,94 euros por semana e cerca de 380 euros por ano por trabalhador. Veja o método no artigo sobre como calcular o trabalho suplementar.

O custo indireto é maior: um registo com fraudes conhecidas perde valor como prova quando um trabalhador reclama trabalho suplementar em tribunal.

Como prevenir: credenciais pessoais e regras claras

A primeira linha de defesa é ligar cada registo a uma pessoa. Quando cada trabalhador pica o ponto com credenciais próprias, numa aplicação ou num computador da empresa, o registo por colega deixa de ser trivial: implicaria entregar a palavra-passe a outra pessoa, o que o regulamento interno pode qualificar como infração. Nos terminais com cartão ou código partilhável, o risco é maior e pede conferência mais apertada. Comparamos os métodos no artigo sobre formas de picar o ponto.

A segunda é conferir os registos com outras fontes que já existem: escalas, guias de entrega, folhas de obra assinadas pelo cliente, correio eletrónico. Diferenças repetidas entre o registo e estas fontes são o melhor indício, e não exigem vigiar ninguém.

Algumas empresas usam a localização no momento da picagem para detetar picagens fora do local. É uma opção juridicamente sensível: a CNPD qualifica a geolocalização como meio de vigilância a distância (Deliberação n.º 7680/2014, §48), exclui as aplicações que ativem o GPS nos telemóveis dados aos trabalhadores e comuniquem a localização ao empregador (§77) e considera-a meio não idóneo para provar horas e local de prestação (§58). Não há posição publicada da CNPD nem jurisprudência que valide a captura pontual na picagem. Se a empresa a quiser usar, tem de fazer antes uma avaliação de impacto e seguir as condições do artigo sobre geolocalização de trabalhadores.

Como prevenir: histórico de alterações e autorização do trabalho suplementar

A terceira defesa é o histórico de alterações. Num sistema eletrónico, o registo original não desaparece: cada correção fica associada a quem a fez, quando e porquê, e o valor anterior continua visível. Descrevemos o procedimento no artigo sobre correções e justificações no registo de ponto.

A quarta é a autorização prévia do trabalho suplementar. O artigo 268.º, n.º 4, só torna exigível o pagamento do trabalho suplementar prévia e expressamente determinado ou realizado de modo a não ser previsível a oposição do empregador. O artigo 231.º exige um registo próprio do trabalho suplementar, em que se anotam as horas antes do início e logo após o termo (n.º 1); o trabalhador visa esse registo imediatamente a seguir à prestação, quando não é ele próprio a fazê-lo (n.º 2). Com autorização prévia e registo próprio, a meia hora fabricada fica sem suporte. Veja o regime no artigo sobre o registo do trabalho suplementar do artigo 231.º.

Regulamento interno: deixar as regras escritas

O regulamento interno de assiduidade deve dizer que o registo é pessoal e intransmissível, que se faz no momento da entrada e da saída, que as correções se pedem por escrito, que o trabalho suplementar depende de autorização prévia e que a violação destas regras é infração disciplinar. Deve também informar os trabalhadores sobre os dados recolhidos, como exige o artigo 13.º do RGPD. Veja o que incluir no artigo sobre o regulamento interno de assiduidade e pontualidade.

Consequências disciplinares: das sanções à justa causa

Uma fraude no registo de ponto é uma infração disciplinar, e a resposta segue o Código do Trabalho. O artigo 328.º lista as sanções: repreensão, repreensão registada, sanção pecuniária, perda de dias de férias, suspensão do trabalho com perda de retribuição e de antiguidade e despedimento sem indemnização ou compensação. As sanções pecuniárias por infrações no mesmo dia não podem exceder um terço da retribuição diária nem, por ano civil, a retribuição de 30 dias; a perda de férias não pode pôr em causa o gozo de 20 dias úteis; a suspensão não pode exceder 30 dias por infração nem 90 dias por ano civil.

O artigo 330.º exige que a sanção seja proporcional à gravidade da infração e à culpa, e que seja aplicada nos três meses seguintes à decisão. O despedimento exige justa causa (artigo 351.º): um comportamento culposo que, pela gravidade e consequências, torne imediata e praticamente impossível a subsistência da relação de trabalho. Entre os exemplos do n.º 2 que podem encaixar nas fraudes estão a lesão de interesses patrimoniais sérios da empresa (alínea e)) e as falsas declarações relativas à justificação de faltas (alínea f)). O n.º 3 obriga a ponderar o grau de lesão, as relações entre as partes e as demais circunstâncias.

Dois casos ilustram os dois lados:

- Supremo Tribunal de Justiça, 30/04/2003, processo 03S189 (decisão por maioria): é justa causa a conduta do trabalhador que faltou e pediu a um colega que lhe picasse o cartão, lesando a empresa num dia de trabalho pago e não prestado; a tolerância de algumas chefias a práticas semelhantes não afastou essa conclusão.

- CITE, Parecer n.º 54/CITE/2004, de 20/10/2004: num despedimento de trabalhadora grávida (que exige parecer prévio da CITE, hoje pelo artigo 63.º), a CITE não foi favorável ao despedimento, entre outras razões porque a empresa não deu relevância ao comportamento da colega que picou o ponto pela arguida e porque não se provaram os outros factos alegados.

Prova: o que pode e não pode usar

O registo original, o histórico de alterações, as escalas, os documentos de serviço e as testemunhas são prova comum. Já os dados recolhidos por meios de vigilância a distância, como a videovigilância ou a geolocalização, só podem ser utilizados no processo penal e, para efeitos disciplinares, na medida em que o sejam nesse processo (artigo 28.º, n.ºs 4 e 5, da Lei n.º 58/2019). A Relação de Lisboa, no acórdão de 18/06/2025 (processo 2286/24.6T8FNC.L1-4), qualificou os dispositivos de GPS como meio de vigilância a distância e declarou ilícito um despedimento assente nesses registos. Veja o artigo sobre o registo de ponto como prova em tribunal.

O que fazer quando se deteta uma fraude

1. Preservar os registos originais e o histórico de alterações, sem corrigir nada.

2. Confrontar os registos com outras fontes: escalas, entregas, correio eletrónico, testemunhas. Se for preciso um inquérito prévio para fundamentar a nota de culpa, iniciá-lo nos 30 dias seguintes à suspeita e conduzi-lo com diligência; a nota de culpa deve ser notificada até 30 dias após a sua conclusão (artigo 352.º). Nessas condições, o início do inquérito interrompe os prazos de 60 dias e de um ano do ponto 3.

3. Iniciar o procedimento nos 60 dias seguintes ao conhecimento da infração pelo empregador ou pelo superior com competência disciplinar (artigo 329.º, n.º 2). O poder disciplinar prescreve um ano após a prática da infração, ou no prazo da lei penal se o facto também for crime (n.º 1), e o procedimento prescreve se o trabalhador não for notificado da decisão final no prazo de um ano após a sua instauração (n.º 3).

4. Se estiver em causa o despedimento, enviar por escrito a comunicação da intenção de despedir com a nota de culpa e a descrição circunstanciada dos factos (artigo 353.º). O trabalhador tem 10 dias úteis para consultar o processo e responder (artigo 355.º).

5. Decidir no prazo de 30 dias após as diligências ou os pareceres, sob pena de caducidade (artigo 357.º), com uma sanção proporcional e coerente com casos anteriores. Nenhuma sanção se aplica sem audiência prévia do trabalhador (artigo 329.º, n.º 6).

Fontes

- Código do Trabalho, artigos 63.º, 231.º, 268.º, 271.º, 328.º a 330.º e 351.º a 357.º

- Lei n.º 58/2019, artigo 28.º

- Supremo Tribunal de Justiça, acórdão de 30/04/2003, processo 03S189

- CITE, Parecer n.º 54/CITE/2004

- Tribunal da Relação de Lisboa, acórdão de 18/06/2025, processo 2286/24.6T8FNC.L1-4

- CNPD, Deliberação n.º 7680/2014 (geolocalização no contexto laboral)

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