Registo de tempos de trabalho e RGPD: base legal, minimização, conservação por 5 anos e direitos do trabalhador
O registo de tempos de trabalho é um tratamento de dados pessoais e está sujeito ao RGPD. A base legal é o cumprimento de uma obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD), porque o artigo 202.º do Código do Trabalho obriga a empresa a registar as horas de cada trabalhador: não é preciso consentimento e o trabalhador não se pode opor. Em contrapartida, a empresa só pode registar o que a lei pede (identificação, data, horas de início e de termo e intervalos), usar os dados para as finalidades previstas, conservá-los durante os cinco anos exigidos e eliminá-los depois, informar os trabalhadores e responder aos pedidos de acesso e de retificação.
Tudo o que vá além disso, como a localização no momento da picagem ou a biometria, é um tratamento acessório: precisa de base legal própria, respeita os limites do Código do Trabalho e, em regra, exige uma avaliação de impacto.
Base legal: obrigação jurídica, não consentimento
O RGPD exige que cada tratamento assente numa das bases do artigo 6.º. Para o registo das horas de início, de termo e dos intervalos, a base é a alínea c): o tratamento é necessário para cumprir uma obrigação jurídica, que é o artigo 202.º do Código do Trabalho. O artigo 28.º, n.º 1, da Lei n.º 58/2019 confirma que o empregador pode tratar os dados dos trabalhadores para as finalidades e com os limites definidos no Código do Trabalho.
Isto tem duas consequências práticas. A primeira é que pedir consentimento para o registo de ponto é um erro: o consentimento pode ser retirado a qualquer momento, e a obrigação legal não. A segunda é que as funcionalidades acessórias precisam de base própria: o cálculo das horas para o processamento salarial assenta na execução do contrato (alínea b)); alertas de ausência ou painéis de assiduidade podem assentar no interesse legítimo (alínea f)), com a ponderação documentada. Para a localização, o interesse legítimo não basta: valem também os limites dos artigos 20.º e 21.º do Código, que tratam a geolocalização como vigilância a distância.
Minimização: o que registar e o que fica de fora
O artigo 5.º do RGPD impõe que os dados sejam adequados, pertinentes e limitados ao necessário (minimização) e recolhidos para finalidades determinadas. Medido pelo artigo 202.º, o necessário é pouco: identificação do trabalhador, data, hora de início, hora de termo e intervalos (n.º 2). No trabalho prestado fora da empresa, a lei acrescenta o visto do trabalhador no prazo de 15 dias (n.º 3), mas não exige registar o local.
Fica fora do necessário tudo o que descreve o comportamento em vez do tempo: rastreio da localização, captação de imagem ou som, registo das páginas visitadas ou dos períodos de inatividade no computador. Se a empresa quiser usar a localização no momento da picagem, é um tratamento acessório e opcional: a CNPD (Deliberação n.º 7680/2014) qualifica a geolocalização como vigilância a distância e exclui as aplicações que ativem o GPS nos telemóveis dados aos trabalhadores e comuniquem a localização ao empregador, e não há posição publicada que valide a captura pontual na picagem. Em teletrabalho, a CNPD limita o registo ao início, fim e pausas. Explicamos as condições no artigo sobre geolocalização de trabalhadores.
A biometria é uma categoria especial de dados: só é legítima para controlo de assiduidade e de acessos, com representações não reversíveis (artigo 28.º, n.º 6, da Lei n.º 58/2019). Veja o regime no artigo sobre o relógio de ponto biométrico.
A limitação da finalidade também proíbe reutilizar os dados: o registo serve para cumprir o artigo 202.º, calcular a retribuição e servir de prova em inspeção ou em tribunal. Usá-lo para um ranking de pontualidade afixado na sala de convívio é uma finalidade nova, que a base legal original não cobre.
Conservação: cinco anos, e depois eliminar
O artigo 202.º, n.º 4, obriga a conservar o registo durante cinco anos. O RGPD, pelo princípio da limitação da conservação, obriga a não o guardar mais tempo do que o necessário.
Na prática, cada mês de registos conserva-se até ao mesmo mês, cinco anos depois: os registos de janeiro de um ano podem ser eliminados ou anonimizados a partir de janeiro do quinto ano seguinte, salvo processo judicial ou inspetivo pendente que os torne necessários. Os cinco anos não se confundem com a prescrição dos créditos laborais, que é de um ano após a cessação do contrato (artigo 337.º, n.º 1); mas os créditos de trabalho suplementar vencidos há mais de cinco anos só se provam por documento idóneo (n.º 2), e o registo é esse documento. Veja o artigo sobre o registo de ponto como prova em tribunal.
Os dados biométricos, quando existam, são destruídos na transferência do trabalhador para outro local ou na cessação do contrato (artigo 18.º, n.º 3, do Código). A localização, se for usada, deve ter um prazo curto e separado dos cinco anos do registo.
Informação ao trabalhador (artigo 13.º) e regulamento interno
Antes de começar a registar, a empresa informa cada trabalhador, por escrito, de sete pontos: quem é o responsável pelo tratamento; que dados são recolhidos; com que finalidades e com que base legal; quem tem acesso, incluindo o gabinete de contabilidade e o fornecedor do sistema; durante quanto tempo os dados são conservados; que direitos tem e como os exercer; e que pode apresentar queixa à CNPD.
A forma mais simples de cumprir é incluir a informação no regulamento interno de assiduidade ou num anexo ao contrato, com comprovativo de entrega. Explicamos o que incluir no artigo sobre o regulamento interno de assiduidade e pontualidade.
Direitos do trabalhador: acesso, retificação e o que não se aplica
O trabalhador tem direito de acesso (artigo 15.º do RGPD): pode pedir cópia dos seus registos, e a empresa responde no prazo de um mês, prorrogável até dois meses em casos complexos (artigo 12.º, n.º 3). Tem direito de retificação (artigo 16.º): se um registo está errado, pode pedir a correção, que deve ficar documentada com data, autor e motivo. Tratamos o procedimento no artigo sobre correções e justificações no registo de ponto.
Dois direitos não se aplicam ao registo obrigatório: o apagamento não pode ser exigido enquanto o tratamento for necessário para cumprir uma obrigação jurídica (artigo 17.º, n.º 3, alínea b)), e a oposição só existe para tratamentos baseados em interesse público ou interesse legítimo (artigo 21.º, n.º 1), não para a obrigação legal do artigo 202.º.
O direito de acesso tem consequências financeiras. Um trabalhador com 1.100 euros por mês e 40 horas semanais tem um valor-hora de 6,35 euros (1.100 × 12 a dividir por 52 × 40, artigo 271.º). Se pedir os seus registos e verificar que fez, em média, duas horas de trabalho suplementar por semana num dia útil sem as receber, a primeira hora vale 7,94 euros (acréscimo de 25%) e a segunda 8,73 euros (37,5%): 16,67 euros por semana e cerca de 800 euros em 48 semanas, reclamáveis com base nos registos que a própria empresa guardou.
Obrigações da empresa: registo das atividades, fornecedor, segurança, AIPD e EPD
A empresa tem ainda cinco obrigações de organização:
1. Inscrever o tratamento no registo das atividades de tratamento do artigo 30.º do RGPD. A dispensa para empresas com menos de 250 trabalhadores não se aplica, porque o registo de ponto não é um tratamento ocasional (n.º 5).
2. Assinar com o fornecedor do sistema em nuvem o contrato de subcontratação do artigo 28.º do RGPD. O artigo 28.º, n.º 2, da Lei n.º 58/2019 abrange o tratamento feito por subcontratante ou contabilista certificado em nome do empregador, desde que ao abrigo de um contrato de prestação de serviços e sujeito a iguais garantias de sigilo.
3. Garantir a segurança (artigo 32.º): acessos por perfil, palavras-passe individuais, cópias de segurança e registo de quem consultou ou alterou o quê.
4. Fazer uma avaliação de impacto (artigo 35.º) quando o tratamento for de risco elevado. A lista da CNPD (Regulamento n.º 798/2018) inclui o rastreio da localização de trabalhadores com efeito de avaliação e a biometria de pessoas vulneráveis, e as orientações europeias tratam os trabalhadores como titulares vulneráveis. Explicamos o método no artigo sobre AIPD no controlo de ponto.
5. Designar um encarregado de proteção de dados (artigo 37.º) se a empresa for uma entidade pública ou se a sua atividade principal implicar o controlo regular e sistemático de pessoas em grande escala ou o tratamento em grande escala de categorias especiais de dados. Uma PME que apenas regista o ponto dos seus trabalhadores não está, em regra, obrigada a ter EPD.
Coimas e riscos: RGPD e Código do Trabalho
Do lado do RGPD, o artigo 83.º prevê coimas até 10 milhões de euros ou 2% do volume de negócios anual para violações das obrigações de organização, e até 20 milhões de euros ou 4% para violações dos princípios, das bases legais e dos direitos dos titulares.
Do lado do Código do Trabalho, violar o artigo 202.º é contraordenação grave (n.º 5), com coima entre 612 e 9.690 euros consoante o volume de negócios e a culpa (artigo 554.º, n.º 3, com a unidade de conta a 102 euros). Veja o cálculo no artigo sobre coimas por falta de registo de tempos de trabalho.
Perguntas frequentes
O gabinete de contabilidade precisa de contrato?
Sim. Trata os dados em nome do empregador e deve ter um contrato de subcontratação (artigo 28.º do RGPD) com garantias de sigilo (artigo 28.º, n.º 2, da Lei n.º 58/2019).
Fontes
- Lei n.º 58/2019, artigo 28.º
- Código do Trabalho, artigos 18.º, 20.º, 21.º, 202.º, 337.º e 554.º
- CNPD, Regulamento n.º 798/2018 (lista de tratamentos sujeitos a AIPD)
- CNPD, Deliberação n.º 7680/2014 (geolocalização no contexto laboral)
- CNPD, Orientações sobre o controlo à distância em regime de teletrabalho (2020)
Como o PontoSimples ajuda a cumprir o RGPD no registo de tempos
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem. Cada trabalhador pica o ponto pela aplicação ou pelo site, com credenciais próprias; quando há geolocalização, é captada apenas no momento da picagem. As permissões de acesso dos gestores limitam quem vê o quê, a auditoria de registos guarda o histórico de alterações e o histórico em nuvem fica disponível para consulta imediata, o que facilita responder a pedidos de acesso. Para usar a aplicação, veja também o artigo sobre picar o ponto pelo telemóvel.
O sistema calcula as horas por dia e por semana, o trabalho suplementar e o trabalho noturno, e no fecho do mês permite exportar os dados em Excel ou PDF para o processamento salarial. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.
