Relógio de ponto biométrico: o que substituiu a notificação à CNPD e as alternativas sem biometria
A notificação à CNPD que o artigo 18.º do Código do Trabalho ainda refere para o relógio de ponto biométrico deixou de vigorar a 25 de maio de 2018: o artigo 62.º, n.º 2, da Lei n.º 58/2019 fez cessar todas as normas que previam notificações ou autorizações à CNPD fora dos casos do RGPD. No seu lugar ficou uma obrigação mais exigente: a empresa tem de demonstrar, por si, que a biometria se justifica, em regra com uma avaliação de impacto. Para a maioria das PME, as alternativas sem biometria (aplicação no telemóvel, site ou terminal com cartão ou código pessoal) cumprem o artigo 202.º com menos risco e menos custos.
Um relógio de ponto biométrico, por impressão digital ou reconhecimento facial, trata dados biométricos, uma categoria especial de dados pessoais protegida pelo artigo 9.º do RGPD. Em Portugal, só é legítimo para controlo de assiduidade e de acessos, com representações dos dados que não permitam reconstruir o original (artigo 28.º, n.º 6, da Lei n.º 58/2019), e o artigo 18.º exige que o tratamento seja necessário, adequado e proporcional e que os dados sejam destruídos quando o contrato cessa.
O que é um dado biométrico e porque tem regime especial
O RGPD define dados biométricos como os que resultam de um tratamento técnico específico das características físicas, fisiológicas ou comportamentais de uma pessoa e permitem ou confirmam a sua identificação única. O reconhecimento facial de um relógio de ponto, ou de uma aplicação que compara uma selfie com um modelo do rosto para confirmar a identidade, cabe nesta definição.
O artigo 9.º do RGPD proíbe, por regra, o tratamento de dados biométricos para identificar uma pessoa de forma inequívoca. A exceção relevante para as empresas é a alínea b) do n.º 2: o tratamento necessário ao cumprimento de obrigações no domínio do direito do trabalho, na medida em que seja permitido pela lei nacional. Em Portugal, essa lei nacional é o artigo 18.º do Código do Trabalho, conjugado com o artigo 28.º da Lei n.º 58/2019.
O artigo 18.º do Código do Trabalho: o que se aplica e o que deixou de vigorar
O artigo 18.º tem cinco números. O texto não foi alterado, mas nem todos têm hoje o mesmo efeito:
- N.º 1: só se podiam tratar dados biométricos após notificação à CNPD. Deixou de vigorar em 25/05/2018 (artigo 62.º, n.º 2, da Lei n.º 58/2019).
- N.º 2: o tratamento só é permitido se os dados forem necessários, adequados e proporcionais aos objetivos. Continua a aplicar-se.
- N.º 3: os dados são conservados só durante o período necessário e destruídos na transferência do trabalhador para outro local de trabalho ou na cessação do contrato. Continua a aplicar-se.
- N.º 4: a notificação devia ser acompanhada de parecer da comissão de trabalhadores. Com o fim da notificação, ficou sem aplicação prática; ouvir a comissão de trabalhadores continua a ser boa prática e o artigo 35.º, n.º 9, do RGPD manda, quando adequado, pedir a opinião dos titulares ou dos seus representantes durante a avaliação de impacto.
- N.º 5: a violação do n.º 3 é contraordenação grave. Continua a aplicar-se.
A contraordenação grave remete para o artigo 554.º, n.º 3: a coima vai de 6 a 95 unidades de conta, consoante o volume de negócios e a culpa, o que, com a unidade de conta a 102 euros, dá entre 612 e 9.690 euros.
O que substituiu a notificação: responsabilidade e avaliação de impacto
Até 25 de maio de 2018, a CNPD recebia notificações e emitia autorizações prévias para tratamentos como a biometria e a videovigilância. Desde então vale o princípio da responsabilidade (artigo 5.º, n.º 2, do RGPD): a empresa tem de conseguir demonstrar que cumpre a lei.
Na prática, isto significa quatro passos:
1. Fazer uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados (artigo 35.º do RGPD). A lista da CNPD de tratamentos sujeitos a avaliação, o Regulamento n.º 798/2018, inclui a identificação biométrica de pessoas vulneráveis, e as orientações europeias para que essa lista remete (WP248) incluem os trabalhadores entre os titulares vulneráveis, por causa da relação de subordinação. Explicamos como fazer no artigo sobre AIPD no controlo de ponto.
2. Inscrever o tratamento no registo das atividades de tratamento do artigo 30.º.
3. Informar os trabalhadores nos termos do artigo 13.º.
4. Se a avaliação de impacto concluir que subsiste um risco elevado, consultar a CNPD antes de começar (artigo 36.º).
As obrigações gerais de proteção de dados no registo de tempos estão no nosso guia de registo de tempos de trabalho e RGPD.
Lei n.º 58/2019, artigo 28.º: só assiduidade e controlo de acessos
Pelo n.º 6 do artigo 28.º da Lei n.º 58/2019, o tratamento de dados biométricos dos trabalhadores só é considerado legítimo para controlo de assiduidade e para controlo de acessos às instalações do empregador, utilizando apenas representações dos dados biométricos, recolhidas por um processo que não permita a sua reversibilidade. O sistema não pode guardar a imagem da impressão digital ou do rosto, apenas um modelo matemático a partir do qual não se reconstrói o original.
A norma exclui qualquer outra finalidade. Usar a biometria do relógio de ponto para abrir cacifos, autorizar pagamentos, medir produtividade ou alimentar uma avaliação de desempenho é ilícito. O consentimento do trabalhador não muda isto: a finalidade está fixada na lei e, numa relação de subordinação, o consentimento dificilmente é livre, porque há o "desequilíbrio manifesto" entre as partes de que fala o considerando 43 do RGPD.
Os problemas práticos do relógio biométrico
Mesmo com tudo documentado, o relógio biométrico tem limitações que pesam no dia a dia de uma PME:
- Só regista quem está fisicamente à frente do aparelho. Técnicos no exterior, comerciais, equipas de obra e trabalhadores em teletrabalho ficam sem registo, e o artigo 202.º aplica-se a todos. Veja o artigo sobre equipas externas e trabalho fora das instalações.
- Muitos aparelhos não apagam sozinhos os modelos de quem sai.
- Se o fornecedor tiver acesso aos modelos biométricos, é preciso um contrato de subcontratação (artigo 28.º do RGPD) com garantias específicas.
- Cada local de trabalho precisa de um aparelho próprio, com instalação e manutenção. Comparámos os custos no artigo sobre quanto custa um sistema de registo de ponto.
Alternativas sem biometria que cumprem o artigo 202.º
O artigo 202.º não exige que o registo prove a identidade por um dado do corpo; exige um registo das horas de início e de termo e dos intervalos, acessível e de consulta imediata. Há três formas comuns de o fazer sem biometria:
1. Aplicação no telemóvel, com credenciais próprias de cada trabalhador.
2. Registo pelo site, num computador da empresa, com utilizador e palavra-passe individuais, para quem não tem ou não quer usar smartphone.
3. Terminal com cartão ou código pessoal, quando a empresa prefere um ponto físico de registo. É a opção mais exposta ao registo por colegas e deve ser combinada com regras claras e com a conferência dos registos. Explicamos os riscos no artigo sobre fraudes no registo de ponto.
Sem localização, qualquer destas opções trata apenas a identificação do utilizador, a data e as horas, sem categoria especial de dados. Se a empresa juntar a localização no momento da picagem, entra noutro regime, com regras próprias e avaliação de impacto. Comparamos as opções no artigo sobre formas de picar o ponto.
Exemplo: o custo de uma decisão mal fundamentada
Uma empresa de distribuição com 12 trabalhadores instala um relógio de reconhecimento facial para acabar com o registo em papel. Não faz avaliação de impacto, não informa os trabalhadores por escrito e, ao fim de dois anos, mantém os modelos faciais de três trabalhadores que já saíram. Numa inspeção da ACT, a conservação indevida é contraordenação grave do artigo 18.º, n.º 5: no escalão mais baixo e por negligência, entre 612 e 1.224 euros (6 a 12 UC). Numa queixa à CNPD, a falta de avaliação de impacto e de informação expõe a empresa ao artigo 83.º do RGPD, cujo limite máximo chega a 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual.
A alternativa era uma informação escrita e um registo sem biometria, igualmente fiável e que funciona também nas entregas. Veja o que exigir a qualquer sistema no artigo sobre o que avaliar num sistema de registo de tempos de trabalho.
Perguntas frequentes
Uma fotografia tirada na picagem é um dado biométrico?
Uma fotografia só passa a dado biométrico quando é sujeita a um tratamento técnico específico que permita identificar a pessoa de forma única, como o reconhecimento facial. Se a aplicação compara o rosto com um modelo, aplica-se o regime biométrico.
Fontes
- Lei n.º 58/2019, artigos 28.º e 62.º
- Código do Trabalho, artigos 18.º, 202.º e 554.º
- Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigos 4.º, 9.º, 35.º, 36.º e 83.º
- CNPD, Regulamento n.º 798/2018 (lista de tratamentos sujeitos a AIPD)
- Grupo do Artigo 29.º, Orientações relativas à AIPD (WP248 rev.01), publicadas pela CNPD
- CNPD, Relatório de atividades 2017/2018 (fim das notificações)
Como o PontoSimples ajuda a registar a assiduidade sem biometria
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