Picar o ponto pelo telemóvel: validade legal, proteção de dados e cuidados com a geolocalização
Picar o ponto pelo telemóvel é legalmente válido em Portugal. O artigo 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho, mas não impõe nenhuma forma: serve o papel, o relógio de ponto ou uma aplicação, desde que o registo esteja em local acessível, permita consulta imediata, indique as horas de início e de termo e os intervalos, apure as horas por dia e por semana e seja conservado durante cinco anos. A lei não exige registar o local da picagem.
O que muda com o telemóvel é a proteção de dados. A empresa só pode tratar o necessário, tem de informar os trabalhadores e deve ter especial cuidado com a geolocalização: a CNPD trata-a como vigilância a distância e exclui as aplicações que ativem o GPS nos telemóveis dados aos trabalhadores e comuniquem a localização ao empregador.
Em teletrabalho, a CNPD limita a ferramenta de registo ao início, fim e pausas, sem localização.
O que a lei exige do registo e porque a aplicação cumpre
O artigo 202.º fixa cinco regras. O registo deve estar em local acessível e permitir a consulta imediata (n.º 1); deve indicar as horas de início e de termo e os intervalos, de modo a apurar as horas prestadas por dia e por semana (n.º 2); o trabalho prestado no exterior da empresa deve ser visado pelo trabalhador e chegar à empresa no prazo de 15 dias (n.º 3); o registo é conservado durante cinco anos (n.º 4); e a violação é contraordenação grave (n.º 5). Explicamos cada número no artigo sobre o registo de tempos de trabalho do artigo 202.º.
Um registo eletrónico feito no telemóvel cumpre estas regras: a hora é a do sistema e não a que o trabalhador escreve de memória, cada registo fica associado a um utilizador autenticado, as horas por dia e por semana são calculadas automaticamente, o histórico está disponível para consulta imediata e a conservação por cinco anos não ocupa uma única gaveta.
Trabalho no exterior: o visto e os 15 dias
O n.º 3 do artigo 202.º foi escrito a pensar no técnico que regressa à empresa com uma folha preenchida à mão: o trabalhador vê e confirma as suas horas, e a empresa tem de dispor do registo visado no prazo de 15 dias a contar da prestação. Com uma aplicação, o registo chega à empresa no próprio instante. Para o visto, a forma mais segura é o trabalhador confirmar no sistema as suas horas de cada período, ficando essa confirmação datada; a lei não diz como se vista um registo eletrónico e a ACT não publicou orientação sobre isso. Tratamos os casos concretos no artigo sobre equipas externas e trabalho fora das instalações.
Geolocalização na picagem: o que diz a CNPD
Muitas aplicações de ponto oferecem a captura do local no momento da picagem. Antes de a usar, convém saber três coisas:
- O artigo 202.º não exige registar o local, nem no trabalho no exterior.
- A Deliberação n.º 7680/2014 da CNPD, ainda listada nas orientações laborais da CNPD, qualifica a geolocalização como meio de vigilância a distância (§48), exclui a geolocalização em telemóveis para gestão do serviço externo (§75), diz que não podem ser instaladas nos dispositivos móveis disponibilizados aos trabalhadores aplicações que ativem os sensores GPS e comuniquem essas informações ao empregador (§77) e considera a geolocalização meio não idóneo para provar as horas e o local de prestação (§58).
- A deliberação é anterior ao RGPD e hoje vale a lógica da responsabilidade, com avaliação de impacto, mas não existe posição publicada da CNPD nem jurisprudência que valide expressamente a captura pontual da localização na picagem.
Por isso, a localização deve ser uma opção ponderada caso a caso, nunca um requisito: nada de recolha em segundo plano, finalidade limitada e documentada, avaliação de impacto antes de começar, informação escrita ao trabalhador, conservação curta e separada dos cinco anos do registo, alternativa sem localização e nenhuma localização em teletrabalho. Desenvolvemos o regime no artigo sobre geolocalização de trabalhadores.
Telemóvel pessoal ou da empresa
Muitas PME optam por deixar o trabalhador instalar a aplicação no telemóvel pessoal. Nesse caso, a empresa só trata a identificação do utilizador e a data e hora de cada registo; não acede a contactos, fotografias, mensagens ou outras aplicações, e o artigo 17.º do Código do Trabalho proíbe exigir ao trabalhador informações sobre a sua vida privada, salvo nos casos estritos aí previstos. O Código do Trabalho não regula expressamente o uso do telemóvel pessoal para picar o ponto, por isso convém ter uma alternativa para quem não tem smartphone ou não quer instalar a aplicação: o registo pelo site num computador da empresa ou um dispositivo da empresa. Comparamos as opções no artigo sobre formas de picar o ponto.
Cada trabalhador deve ter credenciais próprias e não as partilhar: um registo feito por outra pessoa perde valor como prova.
Reconhecimento facial e biometria na aplicação
Algumas aplicações pedem uma selfie com reconhecimento facial ou uma impressão digital para confirmar a identidade. Esses dados são biométricos, uma categoria especial do artigo 9.º do RGPD, e só são legítimos para controlo de assiduidade e de acessos, com representações não reversíveis (artigo 28.º, n.º 6, da Lei n.º 58/2019). Nada disto é necessário para que o registo seja válido. Veja o regime no artigo sobre o relógio de ponto biométrico.
Proteção de dados antes de começar
O registo das horas assenta no cumprimento de uma obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD), por isso não precisa de consentimento. Antes de pôr a equipa a picar o ponto pelo telemóvel, a empresa informa os trabalhadores (artigo 13.º do RGPD), inscreve o tratamento no registo das atividades de tratamento, assina o contrato de subcontratação com o fornecedor e define quem tem acesso aos dados. Explicamos cada obrigação no nosso guia de registo de tempos de trabalho e RGPD.
Exemplo: o que a empresa ganha em rigor
Considere um técnico com 1.100 euros por mês e 40 horas semanais. Pela fórmula do artigo 271.º, o valor-hora é de 1.100 × 12 a dividir por 52 × 40, ou seja, 13.200 a dividir por 2.080, o que dá 6,35 euros.
Numa folha em papel preenchida no fim do dia, é comum arredondar 15 minutos a favor de quem escreve. Em 22 dias de trabalho, são 5,5 horas por mês, ou 34,93 euros. Numa equipa de oito técnicos, são 279,44 euros por mês e cerca de 3.350 euros por ano pagos sem saber se o trabalho foi prestado. Com o registo feito no telemóvel à hora real, o arredondamento desaparece.
Como escolher a aplicação
Uma aplicação de ponto deve, pelo menos, calcular as horas por dia e por semana, separar trabalho suplementar e noturno, guardar o histórico de alterações, permitir consulta imediata durante cinco anos e funcionar também pelo site. Se tiver geolocalização, deve captá-la só no momento da picagem e nunca em contínuo. Veja os restantes critérios na checklist para escolher um sistema de controlo de ponto.
Fontes
- Código do Trabalho, artigos 17.º, 20.º, 202.º e 271.º
- CNPD, Deliberação n.º 7680/2014 (geolocalização no contexto laboral)
- CNPD, Orientações sobre o controlo à distância em regime de teletrabalho (2020)
- Lei n.º 58/2019, artigo 28.º
- Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigos 6.º, 9.º, 13.º e 35.º
Como o PontoSimples ajuda a picar o ponto pelo telemóvel
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem. Cada trabalhador pica o ponto pela aplicação para Android e iOS ou pelo site, com credenciais próprias, e o registo fica em tempo real. Quando há geolocalização, é captada apenas no momento da picagem, sem seguimento contínuo. O sistema regista as horas de início, de termo e os intervalos, calcula as horas por dia e por semana, o trabalho suplementar e o trabalho noturno, e mantém o histórico em nuvem com consulta imediata.
Os gestores consultam painéis e relatórios e, no fecho do mês, exportam os dados em Excel ou PDF para o processamento salarial. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.
