Quanto custa um sistema de controlo de ponto em Portugal? Preços de app e relógio de ponto
Um sistema de controlo de ponto em nuvem custa uma mensalidade por escalão ou por utilizador, sem equipamento. Como referência pública, o PontoSimples custa de 9,90 € por mês até 5 utilizadores a 119,90 € até 100 (valores sem IVA), o que dá entre cerca de 1 € e 2 € por trabalhador e por mês. Um relógio de ponto físico ou biométrico custa de outra forma: investimento inicial em equipamento e instalação por cada local, mais licença de software e manutenção.
Os preços do PontoSimples são os publicados em pontosimples.pt e foram verificados em 21/10/2026. Para preços de outros fornecedores, use o comparativo indicado mais abaixo.
Os dois modelos: relógio de ponto físico e app em nuvem
A lei não impõe um sistema específico. O artigo 202.º exige um registo com as horas de início e de termo e os intervalos, que permita apurar as horas por dia e por semana, em local acessível, com consulta imediata e conservação durante cinco anos, como explicamos no artigo sobre o artigo 202.º do Código do Trabalho.
O relógio de ponto físico (com cartão, código ou biometria) é um equipamento instalado à entrada das instalações, ligado a um software que trata as marcações. É um custo de capital: paga-se muito no início e pouco depois, até ao dia em que avaria.
A app em nuvem funciona no telemóvel de cada trabalhador e no browser. Não há equipamento a comprar: paga-se uma subscrição mensal ou anual, por utilizador ou por escalão, que inclui servidores, atualizações e suporte. É um custo operacional, previsível e proporcional à dimensão da equipa.
O que compõe o custo de um relógio de ponto físico ou biométrico
Quando a proposta chega com um valor único, convém perguntar o que está incluído:
- O equipamento, um por cada entrada ou local de trabalho. Uma empresa com três lojas precisa de três relógios.
- A instalação: cablagem, configuração e deslocação do técnico.
- O software de tratamento, que transforma as picagens em horas por dia e por semana e que, em regra, é licenciado à parte, com renovação anual.
- A manutenção: contrato de assistência, leitores que deixam de reconhecer a impressão digital e, ao fim de alguns anos, a substituição do equipamento.
- No caso da biometria, a conformidade. A notificação prévia à CNPD que o artigo 18.º do Código do Trabalho ainda menciona deixou de vigorar com o RGPD, a 25 de maio de 2018 (Lei n.º 58/2019, artigo 62.º, n.º 2). O que hoje se exige: os dados biométricos dos trabalhadores só podem ser usados para controlo de assiduidade e de acessos, com representações que não permitam reverter os dados (Lei n.º 58/2019, artigo 28.º, n.º 6); o tratamento tem de ser necessário, adequado e proporcional, e os dados são destruídos quando o trabalhador muda de local ou sai da empresa (artigo 18.º, n.os 2 e 3); e, em regra, é preciso uma avaliação de impacto (artigo 35.º do RGPD). O custo é o tempo do encarregado de proteção de dados ou de um consultor para fazer essa avaliação, como explicamos no artigo sobre a AIPD no controlo de ponto e no artigo sobre o relógio de ponto biométrico.
E o relógio só regista quem passa pela porta: teletrabalho e equipas no exterior continuam a precisar de outro meio.
O que compõe o custo de uma app em nuvem
No modelo em nuvem a estrutura é mais simples, mas há perguntas a fazer. A mensalidade costuma ser definida por utilizador ativo ou por escalão. Convém saber se o escalão seguinte altera o custo total ou só o dos utilizadores adicionais, e se gestores e contabilista contam como utilizadores.
No PontoSimples, a mensalidade é por escalão: Lite até 5 utilizadores, 9,90 €; Start de 6 a 10, 15,90 €; Team de 11 a 25, 29,90 €; Business de 26 a 50, 59,90 €; Enterprise de 51 a 100, 119,90 €; acima de 100, 1,00 € por utilizador; acima de 500, sob consulta. Valores mensais sem IVA, sem fidelização e com 30 dias de teste. Com o escalão cheio, o custo por utilizador vai de 1,98 € (5 em Lite) a cerca de 1,20 € (25 em Team, 50 em Business ou 100 em Enterprise).
Antes de assinar com qualquer fornecedor, confirme a existência de fidelização, as condições de cancelamento, a exportação dos dados no fim do contrato, a localização dos servidores e o acordo de tratamento de dados (artigo 28.º do RGPD).
Os custos ocultos que nenhuma proposta mostra
O maior custo do registo de ponto raramente está na fatura do fornecedor. Está no que acontece todos os meses com um registo manual ou pouco fiável:
- O tempo do gestor a recolher folhas, a perseguir quem não picou e a corrigir marcações.
- O tempo do contabilista certificado a interpretar ficheiros diferentes de cada cliente e a refazer o processamento quando chega uma correção tardia.
- Os erros no processamento salarial: horas pagas a mais, trabalho suplementar pago a menos, faltas descontadas sem justificação registada.
- O risco de coima: a violação do artigo 202.º é contraordenação grave e, nos termos do artigo 554.º, a coima vai de 6 UC a 95 UC consoante o volume de negócios e o grau de culpa; com a unidade de conta em 102 € em 2026, são 612 € a 9.690 € por infração. Veja o artigo sobre coimas por falta de registo de tempos de trabalho.
- Os litígios por trabalho suplementar: sem registo fiável, a empresa fica sem prova para contrariar a versão do trabalhador.
Como calcular o custo por trabalhador e por mês
Para comparar os dois modelos, ponha-os na mesma unidade: custo por trabalhador e por mês. Na app em nuvem, divida a mensalidade pelo número de trabalhadores: com 15 trabalhadores no escalão Team, 29,90 € ÷ 15 = 1,99 € por trabalhador e por mês, ou 358,80 € por ano, sem IVA.
No relógio de ponto físico, some o equipamento e a instalação e divida por um período de amortização realista, por exemplo cinco anos. Junte, por ano, a licença do software e a manutenção. Divida o total anual por 12 e pelo número de trabalhadores. Com 4 trabalhadores, cada um carrega um quarto do relógio; com 15, o equipamento dilui-se.
Repita a conta para o cenário de crescimento: mais um local ou uma equipa em teletrabalho. No relógio físico, cada local novo repete o investimento; na app, apenas muda o escalão.
Como calcular o retorno: horas poupadas e erros evitados
O retorno tem duas parcelas: as horas poupadas multiplicadas pelo custo-hora de quem as gastava e os erros evitados no processamento salarial.
Exemplo passo a passo. Um gestor com retribuição mensal de 1.800 € e 40 horas semanais gasta 8 horas por mês a fechar o ponto de 15 trabalhadores em Excel. Pela fórmula do artigo 271.º, a retribuição horária é (1.800 × 12) ÷ (52 × 40) = 21.600 ÷ 2.080 = 10,38 €. As 8 horas custam 83,04 € por mês, sem contar os encargos da entidade empregadora nem o tempo do contabilista.
Admita, como hipótese, que com o cálculo automático o fecho passa a levar 2 horas. A poupança é de 6 × 10,38 € = 62,28 € por mês, contra uma mensalidade de 29,90 € no escalão Team: sobram 32,38 € por mês, 388,56 € por ano. Se o fecho só descer para 5 horas, a poupança (31,14 €) ainda cobre a mensalidade.
Agora os erros. Um trabalhador com retribuição mensal de 1.100 € tem uma retribuição horária de (1.100 × 12) ÷ 2.080 = 6,35 €. Um erro de 30 minutos por dia na contagem, em 20 dias úteis, são 10 horas por mês: 63,50 € por mês e 762,00 € por ano, num único trabalhador. Os erros evitados e o risco de coima são o excedente.
App ou relógio de ponto: qual compensa para a sua empresa
O relógio de ponto físico faz sentido quando toda a equipa entra pela mesma porta, todos os dias, e a empresa não prevê abrir outros locais nem ter trabalhadores no exterior. Mesmo aí, some o software, a manutenção e, se houver biometria, a avaliação de impacto antes de concluir que é mais barato.
A app em nuvem compensa quando há mais do que um local, equipas externas, teletrabalho, turnos ou rotação de pessoal, e sempre que a empresa quer começar sem investimento inicial e sem fidelização. Em qualquer dos casos, decida com a conta completa: um sistema mais barato na proposta, mas que obriga o gestor a passar um dia por mês a corrigir marcações, é o mais caro dos dois.
Para a decisão final, use a checklist para escolher um sistema de controlo de ponto.
Perguntas frequentes
Uma app em nuvem tem custos de instalação?
Não há equipamento nem cablagem: o trabalhador descarrega a aplicação ou usa o site. O custo de arranque é o tempo de configuração e de informação aos trabalhadores, que explicamos no artigo sobre como implementar o registo de ponto eletrónico.
Fontes
- Código do Trabalho, artigos 18.º, 202.º, 271.º e 554.º
- Lei n.º 58/2019, artigos 28.º e 62.º
- Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, artigos 28.º e 35.º
- Lei n.º 73-A/2025 (Orçamento do Estado para 2026), artigo 242.º (unidade de conta)
Como o PontoSimples ajuda a controlar o custo do registo de ponto
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem, sem equipamento para comprar nem instalar. Cada trabalhador pica o ponto pela aplicação (Android e iOS) ou pelo site, e o sistema calcula automaticamente as horas por dia e por semana, o trabalho suplementar, o trabalho noturno e o absentismo, guardando o histórico em nuvem com consulta imediata.
Os gestores acompanham a equipa em tempo real, consultam painéis e relatórios e fazem o fecho de ponto, exportado em Excel ou PDF para o processamento salarial; o suporte funciona por WhatsApp, chat, ticket e e-mail. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.
