Checklist para escolher um sistema de controlo de ponto: lei, RGPD, cálculos e contrato
Para escolher um sistema de controlo de ponto, avalie seis grupos de critérios: conformidade legal (artigo 202.º do Código do Trabalho e RGPD), forma de registo, regras de horário que o sistema tem de calcular sozinho, fecho do mês, gestão e condições comerciais. Esta checklist reúne os critérios que importam e, no fim, as perguntas a fazer numa demonstração e os sinais de alerta que devem travar a compra.
Use-a como guião: copie os itens, marque o que cada fornecedor cumpre e peça para ver, não para ouvir. Um sistema que não mostra na demonstração o cálculo do trabalho suplementar ou o histórico de uma correção provavelmente não o faz.
Se ainda está na fase de comparar preços, veja também quanto custa um sistema de controlo de ponto.
Conformidade legal: o mínimo que a ACT vai pedir
O primeiro grupo elimina candidatos. Um sistema que falha aqui não serve, por mais bonitos que sejam os painéis.
- Cumpre o artigo 202.º do Código do Trabalho: regista horas de início e de termo e os intervalos, apura as horas por dia e por semana, inclui os trabalhadores isentos de horário e permite consulta imediata. Explicamos a norma no artigo sobre o registo de tempos de trabalho e o artigo 202.º.
- Mantém um registo próprio do trabalho suplementar, nos termos do artigo 231.º: horas anotadas antes do início e logo após o termo, fundamento, descansos compensatórios e visto do trabalhador quando não foi ele a registar.
- Conserva os dados durante cinco anos e permite exportá-los, mesmo depois de terminar o contrato com o fornecedor.
- Guarda os horários atribuídos a cada trabalhador, coerentes com o mapa de horário de trabalho dos artigos 215.º e 216.º.
- Cumpre o RGPD: contrato de subcontratação com o fornecedor (artigo 28.º do RGPD), política de conservação e eliminação, e acesso do trabalhador aos seus dados. Saiba onde estão alojados os dados: o alojamento na União Europeia simplifica, mas não é uma exigência do RGPD, que admite transferências para fora da UE com as condições e garantias dos artigos 44.º a 49.º. Veja o artigo sobre registo de tempos de trabalho e RGPD.
- Se usar biometria, saiba que já não há notificação à CNPD: as notificações deixaram de vigorar a 25 de maio de 2018 (Lei n.º 58/2019, artigo 62.º n.º 2). Em contrapartida, a biometria só é legítima para controlo de assiduidade e de acessos, com representações dos dados que não permitam reverter a recolha (artigo 28.º n.º 6), os dados são destruídos quando o trabalhador muda de local ou sai (artigo 18.º n.º 3 do Código do Trabalho) e a lista da CNPD de tratamentos sujeitos a avaliação de impacto inclui os dados biométricos usados para identificar pessoas vulneráveis (Regulamento n.º 798/2018, ponto 7). Veja o artigo sobre o relógio de ponto biométrico.
Registo: como e onde os trabalhadores picam o ponto
- Aplicação para Android e iOS e acesso pelo browser, para que ninguém dependa de um equipamento à porta. Comparamos app, QR code, NFC, quiosque, cartão e biometria no artigo sobre as formas de picar o ponto.
- Localização opcional e ponderada caso a caso. O artigo 202.º não exige registar o local: o n.º 2 pede horas de início e de termo e intervalos. A CNPD, na Deliberação n.º 7680/2014, qualifica a geolocalização como meio de vigilância à distância, exclui a geolocalização em telemóveis para gestão do serviço externo e diz que não podem ser instaladas, nos dispositivos móveis disponibilizados aos trabalhadores, aplicações que ativem o GPS e comuniquem essa informação ao empregador. A deliberação é anterior ao RGPD e não existe posição publicada da CNPD nem jurisprudência que valide expressamente a captura pontual da localização no momento da picagem. Se a empresa a quiser usar: nunca seguimento contínuo, finalidade limitada e documentada, avaliação de impacto, informação ao trabalhador, conservação curta e distinta dos cinco anos do registo, alternativa sem localização e nunca em teletrabalho. Desenvolvemos o tema no artigo sobre geolocalização de trabalhadores.
- Funciona para equipas externas e em teletrabalho, com o registo a chegar à empresa no instante em que é feito. Em teletrabalho, a CNPD entende que a ferramenta deve limitar-se a registar o início e o fim da atividade e as pausas.
- Envia lembretes para picar o ponto e avisa o gestor de registos em falta no próprio dia, não no fim do mês.
- Regista a hora real, sem permitir ao trabalhador escolher a hora que quer marcar.
Regras de horário: o que o sistema tem de calcular sozinho
Aqui separa-se um relógio de um sistema. O que a empresa quer é que as horas apuradas saiam certas sem uma folha de cálculo ao lado.
- Períodos normais de trabalho por trabalhador, com os limites de 8 horas por dia e 40 por semana do artigo 203.º, e horários diferentes por equipa.
- Turnos rotativos e escalas, com o descanso diário de 11 horas do artigo 214.º controlado.
- Adaptabilidade (artigos 204.º a 206.º) e banco de horas por IRCT ou grupal por referendo (artigos 208.º e 208.º-B), com saldos por trabalhador e prazos de compensação, como explicamos no artigo sobre o banco de horas em Portugal.
- Isenção de horário e intervalos de descanso do artigo 213.º.
- Feriados nacionais e municipais, incluindo a terça-feira de Carnaval e o feriado municipal quando previstos no IRCT ou no contrato (artigo 235.º).
- Tolerâncias de entrada configuráveis e trabalho noturno, por defeito entre as 22h e as 7h (artigo 223.º), com o acréscimo de 25% do artigo 266.º e a possibilidade de o desligar nos casos em que a lei o exclui, como a restauração e bebidas em período de abertura, salvo IRCT.
- Trabalho suplementar com os acréscimos do artigo 268.º: até 100 horas anuais, 25% na primeira hora e 37,5% nas seguintes em dia útil e 50% em dia de descanso ou feriado; acima de 100 horas, 50%, 75% e 100%.
Fecho do mês: do registo ao processamento salarial
- Gestão de ausências, férias e baixas no mesmo sítio que o ponto, com a classificação das faltas do artigo 249.º.
- Correções com histórico: quem alterou, quando, o valor anterior e o motivo. Uma correção que apaga o registo original destrói a prova; veja como fazer no artigo sobre correções e justificações no registo de ponto.
- Validação pelo trabalhador no fim do período, com registo dessa validação. É boa prática, não obrigação legal.
- Fecho de ponto que bloqueia alterações posteriores, com relatórios por trabalhador e por período.
- Exportação dos dados para o processamento salarial num formato que o gabinete de contabilidade use sem retrabalho. Descrevemos o processo no artigo sobre o fecho mensal dos tempos de trabalho.
Gestão: o que o gestor vê durante o mês
- Quem está a trabalhar em tempo real, por local e por equipa.
- Painéis de assiduidade, atrasos, absentismo e trabalho suplementar acumulado.
- Alertas quando um trabalhador se aproxima dos limites anuais de trabalho suplementar (175 horas nas micro e pequenas empresas, 150 nas médias e grandes, artigo 228.º), para decidir antes de ultrapassar.
- Perfis de acesso: o que o contabilista vê, o que o chefe de equipa pode corrigir, o que o trabalhador consulta.
Condições comerciais: o que deve estar no contrato
- Teste grátis com os dados reais da empresa, não uma demonstração com dados fictícios.
- Sem fidelização, com cancelamento simples.
- Suporte em português, por canais e horários compatíveis com o fecho do mês.
- Migração do histórico existente, mesmo que venha de folhas de cálculo, para não perder os cinco anos de conservação.
- Mensalidade clara por utilizador ou por escalão, sem custos de instalação nem de atualização. Quando decidir, siga os passos do artigo sobre como implementar o controlo de ponto na empresa.
Perguntas para fazer na demonstração
Leve estas perguntas e peça para ver a resposta no ecrã:
1. Mostre-me um trabalhador que fez 2 horas de trabalho suplementar num sábado: quanto calcula o sistema e onde fica o registo do artigo 231.º?
2. Corrija uma marcação de ontem. O que fica guardado da marcação original?
3. Onde estão alojados os dados, quem é o subcontratante e que garantias existem se houver transferência para fora da UE?
4. Como exporto cinco anos de registos se cancelar o serviço?
5. Como picam o ponto um trabalhador em teletrabalho e um técnico no exterior, e o que vê o gestor nesse momento?
6. A recolha de localização pode ser desligada? Que dados de localização ficam guardados e durante quanto tempo?
7. O que acontece quando a lei muda, como aconteceu com os acréscimos do trabalho suplementar acima de 100 horas, em vigor desde 1 de maio de 2023? A atualização está incluída?
Sinais de alerta
- O fornecedor fala de controlo do desempenho e de produtividade em vez de registo de tempos: o artigo 20.º n.º 1 do Código do Trabalho proíbe meios de vigilância à distância com a finalidade de controlar o desempenho profissional.
- Localização permanente ou seguimento contínuo durante o dia de trabalho.
- Não há histórico de alterações, ou o gestor pode editar livremente sem rasto.
- O cálculo do trabalho suplementar "faz-se no Excel" ou "no software de salários".
- Fidelização de 24 ou 36 meses sem teste prévio.
- Sem resposta clara sobre onde estão os servidores e com que garantias.
- Feriados municipais, turnos ou banco de horas "estão em desenvolvimento".
Fontes
- Lei n.º 58/2019 (execução do RGPD), artigos 28.º e 62.º
- Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigos 13.º, 28.º, 35.º e 44.º a 49.º
- CNPD, Deliberação n.º 7680/2014 (geolocalização no contexto laboral)
- CNPD, orientações sobre o controlo à distância em regime de teletrabalho (2020)
Como o PontoSimples ajuda a cumprir a checklist
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem. Cada trabalhador pica o ponto pela aplicação (Android e iOS) ou pelo site, o registo fica gravado em tempo real e o sistema calcula as horas por dia e por semana, o trabalho suplementar, o trabalho noturno e o absentismo. Inclui banco de horas com saldos iniciais, vigências e prazos, controlo de férias e de ausências, organização de trocas de turnos, fecho de ponto com exportação em Excel ou PDF, auditoria de registos com histórico de alterações e permissões de acesso para gestores.
Os planos vão de 9,90 € por mês (até 5 utilizadores) a 119,90 € por mês (51 a 100 utilizadores), sem IVA, com suporte por WhatsApp, chat, ticket e e-mail. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.
