Como implementar o registo de ponto eletrónico na empresa: passo a passo

Implementar o registo de ponto eletrónico numa empresa é, em regra, um projeto de duas a seis semanas, consoante o número de horários e de locais, dividido em sete etapas: levantamento dos horários e regimes em vigor, escolha do sistema, configuração, informação aos trabalhadores e proteção de dados, consulta das estruturas representativas, período de adaptação e arranque, e primeiro fecho. Feito por esta ordem, o registo de tempos de trabalho cumpre o artigo 202.º do Código do Trabalho desde o primeiro mês.

Antes de começar, nomeie um responsável pelo projeto (normalmente de recursos humanos), um responsável por cada equipa que vai validar correções e, se a empresa tiver encarregado de proteção de dados, envolva-o desde a primeira semana.

A lei não exige consentimento dos trabalhadores nem comunicação prévia à ACT para mudar de sistema de registo.

Etapa 1: levantamento de horários, turnos, isenções e IRCT aplicável

Um sistema de controlo de ponto só calcula bem o que foi bem parametrizado. Antes de escolher qualquer ferramenta, reúna num único documento tudo o que define os tempos de trabalho na empresa:

- O período normal de trabalho de cada grupo, por dia e por semana, dentro dos limites de 8 e 40 horas do artigo 203.º, e os regimes de adaptabilidade ou banco de horas em vigor.

- Os turnos e as escalas de rotação, com as horas de início e de termo e os dias de descanso semanal de cada turno.

- Os trabalhadores com isenção de horário, que continuam incluídos no registo (artigo 202.º, n.º 1).

- O IRCT aplicável (contrato coletivo ou outro instrumento), que pode fixar períodos normais inferiores, intervalos diferentes, acréscimos de trabalho suplementar superiores aos da lei ou um período noturno diferente.

- Os contratos a tempo parcial, os trabalhadores em teletrabalho e as equipas que trabalham no exterior.

Este levantamento deve coincidir com o mapa de horário de trabalho afixado na empresa. Se não coincidir, corrija primeiro o mapa: o sistema vai registar a realidade e a diferença entre o que está afixado e o que acontece fica visível numa inspeção.

Etapa 2: escolher o sistema

A lei não impõe uma tecnologia. Exige que o registo indique as horas de início e de termo do tempo de trabalho e os intervalos, permita apurar as horas por trabalhador, por dia e por semana, esteja em local acessível para consulta imediata e seja conservado durante cinco anos. Explicamos estes requisitos no artigo sobre o artigo 202.º do Código do Trabalho.

Na escolha, pese três critérios acima dos outros: se o registo é feito no momento e não ao fim do dia; se o sistema calcula sozinho o trabalho suplementar, o trabalho noturno e as faltas segundo as regras portuguesas; e se guarda um histórico de alterações de cada marcação e de cada correção. A forma de picar (aplicação, site, terminal, cartão) depende de onde a equipa trabalha; comparamos as opções no artigo sobre as formas de picar o ponto. Para a decisão final, use a checklist para avaliar um sistema de controlo de ponto.

Etapa 3: configurar períodos normais, intervalos, tolerâncias e feriados

É a etapa mais técnica e a que mais erros gera. Para cada horário, configure as horas de início e de termo, o intervalo de descanso, a tolerância de entrada que a empresa decide aceitar e os dias de descanso semanal. Pelo artigo 213.º, n.º 1, o intervalo tem entre uma e duas horas, de modo a que não se trabalhe mais de cinco horas seguidas (seis, se o período diário for superior a 10 horas). Um intervalo mais curto só é possível se o IRCT o permitir (n.º 2) ou se a ACT o autorizar a pedido do empregador, com concordância escrita do trabalhador (n.os 3 e 4).

Configure também o calendário de feriados. Os do artigo 234.º são obrigatórios; a terça-feira de Carnaval e o feriado municipal só são feriados quando observados por IRCT ou contrato de trabalho (artigo 235.º). Se forem, o feriado municipal é o da localidade de cada estabelecimento: uma empresa com lojas em dois concelhos tem dois feriados municipais diferentes, e um sistema com um único calendário vai calcular trabalho em feriado onde não houve ou deixar de o calcular onde houve.

Um exemplo do custo de um parâmetro errado. Uma trabalhadora com retribuição mensal de 1.100 € e 40 horas semanais tem uma retribuição horária de 6,35 € (1.100 € × 12, a dividir por 52 × 40, artigo 271.º). O IRCT da empresa reduz o intervalo para 30 minutos, mas o sistema foi configurado com uma hora e desconta-lhe 30 minutos por dia que ela trabalhou. Em 22 dias são 11 horas, ou seja, 69,85 € por mês só nessa trabalhadora, e o registo deixa de corresponder à realidade, que é exatamente o que a ACT verifica.

Etapa 4: informar os trabalhadores e cumprir o RGPD

O registo de ponto trata dados pessoais: horas e ausências. A base legal é o cumprimento de uma obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD). O artigo 13.º do RGPD obriga a informar cada trabalhador, no momento da recolha, sobre quem é o responsável pelo tratamento, a finalidade (cumprir o artigo 202.º e calcular a retribuição), a base legal, quem acede aos dados, o prazo de conservação de cinco anos e os direitos de acesso e retificação. Prepare um documento em linguagem simples e entregue-o contra assinatura ou por e-mail com confirmação.

Se o sistema usar biometria, o tratamento só é admitido para controlo de assiduidade e de acessos, com representações que não permitam reverter os dados (Lei n.º 58/2019, artigo 28.º, n.º 6), e os dados são destruídos quando o trabalhador muda de local de trabalho ou sai da empresa (artigo 18.º, n.º 3, do Código do Trabalho). A notificação prévia à CNPD que o artigo 18.º ainda menciona, tal como a autorização do artigo 21.º, deixou de vigorar com o RGPD (Lei n.º 58/2019, artigo 62.º, n.º 2). O passo que hoje se exige é avaliar a necessidade e fazer a avaliação de impacto (artigo 35.º do RGPD), como explicamos no artigo sobre a AIPD no controlo de ponto.

A localização no momento da picagem não é exigida pelo artigo 202.º, que pede horas de início, de termo e intervalos. A CNPD, na Deliberação n.º 7680/2014, qualifica a geolocalização como meio de vigilância a distância, e não há posição publicada da CNPD nem jurisprudência que valide expressamente a captura pontual da localização na picagem. Se a empresa ponderar recolhê-la, trate-a como opcional e decida caso a caso: nunca seguimento contínuo, finalidade limitada e documentada, avaliação de impacto, informação ao trabalhador, conservação curta e distinta dos cinco anos do registo, alternativa sem localização, nunca em teletrabalho, e parecer do encarregado de proteção de dados ou de um jurista.

Etapa 5: comissão de trabalhadores e estruturas sindicais

Quando exista comissão de trabalhadores, ou na sua falta comissão sindical ou delegados sindicais, informe-a e ouça-a antes do arranque. Não se trata de pedir autorização, mas de evitar que o sistema seja contestado depois de implementado.

Dois casos obrigam a mais do que ouvir. Se a implementação vier acompanhada de uma alteração de horários, o artigo 217.º, n.º 2, exige consulta prévia aos trabalhadores envolvidos e à comissão de trabalhadores (ou, na sua falta, às estruturas sindicais) e afixação da alteração com sete dias de antecedência (três dias numa microempresa). Se o regulamento interno for atualizado para incluir as regras do novo registo, o artigo 99.º exige a audição da comissão de trabalhadores e a publicitação do regulamento antes de produzir efeitos. Explicamos o conteúdo no artigo sobre o regulamento interno de assiduidade.

Etapa 6: período de adaptação e arranque

Reserve duas a quatro semanas em que o sistema novo corre em paralelo com o registo antigo. Serve para três coisas: os trabalhadores habituam-se a picar o ponto na hora, os responsáveis aprendem a validar correções e a empresa compara os totais dos dois registos para detetar parâmetros errados.

Se a picagem for feita no telemóvel pessoal, uso que a lei não regula diretamente, defina uma alternativa para quem não tem ou não quer usar o seu (computador da empresa, site num posto partilhado ou outro meio) e escreva-a no regulamento. No arranque definitivo, fixe uma data de corte no primeiro dia de um mês, comunique-a por escrito e deixe de aceitar o registo antigo a partir daí. Dois registos em simultâneo durante meses produzem duas versões da verdade, e numa reclamação de trabalho suplementar a empresa terá de explicar qual delas vale.

Etapa 7: primeiro fecho e revisão

O primeiro fecho mensal é o verdadeiro teste. Confira os registos em falta, as correções pendentes e o trabalho suplementar apurado por trabalhador, e compare com o que o gabinete de contabilidade processava antes. Diferenças grandes indicam quase sempre um parâmetro errado e não um problema do sistema. Seguimos o processo passo a passo no artigo sobre o fecho mensal dos tempos de trabalho.

Ao fim de três meses, faça uma revisão: taxa de esquecimentos por equipa, número de correções manuais, horas suplementares sem autorização prévia e trabalhadores que nunca registam o intervalo. Cada um destes indicadores aponta para uma regra a afinar ou uma formação a repetir.

Cronograma semana a semana

Para uma empresa com um só local e poucos horários, um calendário realista é este:

1. Semana 1: levantamento de horários, turnos, isenções e IRCT; correção do mapa de horário.

2. Semana 2: escolha do sistema, contrato e acordo de tratamento de dados com o fornecedor.

3. Semana 3: configuração; documento de informação aos trabalhadores; audição da comissão de trabalhadores, se existir; atualização do regulamento interno, se for o caso.

4. Semanas 4 a 6: período em paralelo com o registo antigo e afinação dos parâmetros.

5. Dia 1 do mês seguinte: arranque definitivo e data de corte.

6. Fim desse mês: primeiro fecho; ao terceiro mês, revisão dos indicadores.

Com vários locais, turnos ou alteração de horários, conte com o limite superior das seis semanas.

Perguntas frequentes

Quanto custa?

Depende do modelo (aplicação em nuvem por mensalidade ou relógio de ponto com investimento inicial). Fazemos as contas no artigo sobre quanto custa um sistema de controlo de ponto.

Fontes

- Código do Trabalho, artigos 18.º, 99.º, 202.º, 203.º, 213.º, 217.º, 234.º e 235.º

- Lei n.º 58/2019, artigos 28.º e 62.º

- Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, artigos 6.º, 13.º e 35.º

- CNPD, Deliberação n.º 7680/2014 (geolocalização no contexto laboral)

Como o PontoSimples ajuda a implementar o registo de ponto eletrónico

O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem, com aplicação para Android e iOS e acesso pelo site. A organização por cargos, filiais e equipas é feita uma vez e, a partir daí, cada trabalhador pica o ponto pelo telemóvel ou pelo computador e o sistema calcula as horas por dia e por semana, o trabalho suplementar, o trabalho noturno e o absentismo.

Os gestores acompanham a equipa em tempo real, com permissões de acesso definidas, consultam painéis e relatórios, fazem o fecho de ponto no fim do mês e mantêm o histórico em nuvem com consulta imediata. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.