Fecho mensal dos tempos de trabalho: do registo ao processamento salarial
O fecho mensal dos tempos de trabalho é o processo que transforma as marcações do mês nos valores que entram no processamento salarial: horas normais, trabalho suplementar com os acréscimos do artigo 268.º, trabalho noturno com o acréscimo de 25%, faltas, férias, baixas e saldo do banco de horas. Feito com um calendário fixo e uma conferência por etapas, alimenta sem correções de última hora a Declaração Mensal de Remunerações à Autoridade Tributária e a declaração à Segurança Social.
O calendário do fecho: do último dia do mês às declarações
A retribuição vence-se por períodos certos e iguais (a semana, a quinzena ou, na maioria das empresas, o mês de calendário) e tem de estar à disposição do trabalhador na data do vencimento ou em dia útil anterior (artigo 278.º do Código do Trabalho). Até ao pagamento, o empregador entrega o recibo com a retribuição base, as demais prestações, os descontos e o período a que respeitam (artigo 276.º, n.º 3).
Depois do pagamento vêm as declarações. A Declaração Mensal de Remunerações à Autoridade Tributária é entregue até ao dia 10 do mês seguinte ao do pagamento (artigo 119.º do Código do IRS). Na Segurança Social, o modelo anterior previa a entrega da declaração de remunerações até ao dia 10. No novo modelo do Decreto-Lei n.º 127/2025, a Segurança Social pré-preenche a declaração com as remunerações permanentes já comunicadas e a empresa confirma ou corrige os valores até ao dia 20 do mês seguinte (até 25 em agosto); a falta de confirmação vale como aceitação dos valores apurados pelo sistema e o pagamento das contribuições faz-se entre o dia 1 e o dia 25. O novo modelo está em vigor desde 1 de janeiro de 2026, com adesão voluntária durante 2026, e é obrigatório para todas as entidades empregadoras a partir de 1 de janeiro de 2027. Explicamos a transição no artigo sobre a declaração à Segurança Social e o fecho mensal.
Para o fecho, isto significa que o trabalho suplementar, o trabalho noturno e as faltas do mês têm de estar apurados a tempo de corrigir a declaração pré-preenchida, porque são exatamente os valores variáveis que a Segurança Social não conhece.
Na prática, há dois modelos de fecho. Nas empresas que pagam no fim do mês, o fecho dos tempos faz-se a partir do dia 20 ou 25, com estimativa dos últimos dias e acerto no mês seguinte. Nas que pagam no início do mês seguinte, faz-se nos primeiros dois dias úteis, com o mês completo. Em qualquer caso, escreva o calendário: data de fecho dos registos, data-limite para correções, data de envio ao gabinete de contabilidade, data de pagamento e data de confirmação da declaração à Segurança Social.
Conferência 1: registos em falta e correções pendentes
Antes de calcular seja o que for, liste os dias em que falta uma marcação de entrada, de saída ou de intervalo, e os pedidos de correção ainda não validados. Um dia com entrada e sem saída não pode ser processado: ou é corrigido com a hora real, a pedido do trabalhador e com validação do responsável, ou é tratado como ausência a justificar. Nunca se preenche de memória no dia do fecho. Explicamos o fluxo no artigo sobre correções e justificações no registo de ponto.
Confira também os registos de trabalho no exterior: o artigo 202.º, n.º 3, dá até 15 dias, a contar da prestação, para a empresa dispor do registo visado. Um fecho feito no dia 2 pode não ter ainda os registos da última semana de técnicos e comerciais.
Conferência 2: trabalho suplementar e o registo do artigo 231.º
Separe o trabalho suplementar autorizado do tempo marcado fora do horário sem autorização e confirme que o primeiro consta do registo próprio do artigo 231.º. Esse registo não se faz no fecho: as horas são anotadas antes do início da prestação e logo após o seu termo (n.º 1), e o trabalhador visa o registo imediatamente a seguir à prestação, quando não é ele próprio a fazê-lo (n.º 2). O fecho serve para verificar que o registo existe, não para o criar. Detalhamos as regras no artigo sobre o registo do trabalho suplementar.
Depois aplique os acréscimos do artigo 268.º sobre a retribuição horária: até 100 horas anuais, 25% na primeira hora ou fração e 37,5% nas seguintes em dia útil, e 50% por hora em dia de descanso semanal ou feriado; acima de 100 horas anuais, 50%, 75% e 100%. O instrumento de regulamentação coletiva de trabalho (IRCT) pode fixar valores mais favoráveis.
Exemplo. Um trabalhador com retribuição mensal de 1.100 € e 40 horas semanais tem uma retribuição horária de 6,35 €, pela fórmula do artigo 271.º (1.100 € × 12, a dividir por 52 × 40). Em outubro prestou duas horas de trabalho suplementar em três dias úteis. Em cada dia, a primeira hora vale 7,94 € e a segunda 8,73 €, ou seja, 16,67 € por dia e 50,01 € no mês. Some as seis horas ao contador anual, porque o limite anual do artigo 228.º (175 horas em micro e pequenas empresas, 150 horas em médias e grandes) e a regra das 100 horas dependem dele. Veja os limites no artigo sobre trabalho suplementar: limites e acréscimos.
Conferência 3: trabalho noturno
Na falta de período fixado por IRCT, o trabalho noturno é o prestado entre as 22 horas de um dia e as 7 horas do dia seguinte (artigo 223.º, n.º 2), pago com acréscimo de 25% relativamente ao trabalho equivalente prestado de dia (artigo 266.º, n.º 1). O sistema deve contar os minutos dentro do período noturno de cada dia, não os turnos inteiros. No exemplo, o acréscimo é de 1,59 € por hora (6,35 € × 25%, arredondado ao cêntimo): 16 horas noturnas no mês dão 25,44 € de acréscimo.
Conferência 4: faltas, férias e baixas
Classifique cada ausência: falta justificada do artigo 249.º, falta injustificada, férias ou baixa médica. A falta injustificada determina a perda da retribuição correspondente ao período de ausência (artigo 256.º, n.º 1) e as ausências inferiores ao período normal diário somam-se para determinar a falta (artigo 248.º, n.º 2). O desconto calcula-se com o valor-hora do artigo 271.º: um dia de 8 horas são 8 × 6,35 € = 50,80 €, salvo critério diferente fixado no IRCT aplicável. Se a falta for imediatamente anterior ou posterior a dia de descanso ou feriado, a perda de retribuição abrange também esses dias (artigo 256.º, n.º 3). Explicamos os efeitos de cada tipo de falta no artigo sobre faltas justificadas e injustificadas.
As férias (22 dias úteis por ano, artigo 238.º) devem coincidir com o mapa de férias e estar lançadas antes do fecho, para não serem processadas como faltas. A falta por doença é justificada e determina a perda de retribuição quando o trabalhador beneficia de proteção social na doença (artigo 255.º, n.º 2, alínea a)), pelo que os dias de baixa têm de estar registados para não serem pagos como trabalho.
Conferência 5: banco de horas
Se a empresa tem banco de horas instituído por IRCT ou banco de horas grupal (artigos 208.º e 208.º-B), as horas prestadas para além do período normal dentro desse regime não são trabalho suplementar: entram no saldo do trabalhador, para compensação por redução do tempo de trabalho, pagamento ou ambos, nos termos do instrumento. No fecho, atualize o saldo, verifique os prazos de compensação e identifique os saldos que vão expirar. Veja o regime no artigo sobre o banco de horas em Portugal.
Conferência 6: resumo ao trabalhador e envio para salários
Antes de enviar, dê a cada trabalhador acesso ao resumo do mês: horas por dia e por semana, trabalho suplementar, trabalho noturno, faltas e saldo de banco de horas. Este visto mensal não é uma exigência legal geral, mas é boa prática: um erro apanhado antes do processamento custa uma correção; depois, custa um recibo retificado e uma correção da declaração à Segurança Social. Não substitui o visto do registo de trabalho suplementar, que tem de ser feito no momento.
Depois exporte os dados num formato que o gabinete de contabilidade ou o software de salários consiga importar, com cada rubrica separada, como o recibo exige. Descrevemos o lado do contabilista no artigo sobre gabinetes de contabilidade e assiduidade.
Os sete erros mais comuns na passagem para o software de salários
A maior parte dos erros no recibo não nasce no software de salários, nasce na passagem de dados entre os dois sistemas. A regra é simples: o registo de ponto é a fonte dos tempos, o software de salários é a fonte dos valores, e os dados só correm num sentido. Os erros que mais se repetem:
1. Período de apuramento diferente: o ponto fecha de 21 a 20 e os salários processam de 1 a 30, e as horas do fim do mês ficam duplicadas ou esquecidas.
2. Feriado municipal mal tratado: o feriado municipal e a terça-feira de Carnaval só são feriados quando observados por IRCT ou contrato de trabalho (artigo 235.º). Se o forem e houver trabalho normal nesse dia, numa empresa não obrigada a encerrar, o trabalhador tem direito a descanso compensatório de metade das horas ou a acréscimo de 50%, à escolha do empregador (artigo 269.º, n.º 2).
3. Subsídio de refeição em dia de falta, quando o IRCT ou o contrato o liga ao dia de trabalho efetivo. Dois dias de falta num mês de 22 dias úteis dão 20 dias de subsídio; a 6,15 € por dia, valor usado aqui como exemplo, pagar 22 dias custa 12,30 € a mais.
4. Trabalho suplementar sem escalão: o software recebeu apenas "2 horas extra" e aplicou 25% a ambas, pagando 15,88 € em vez de 16,67 €. São 0,79 € por dia, mas em dez dias por mês e vinte trabalhadores são 158,00 € mensais de retribuição em falta. Acima das 100 horas anuais, as mesmas duas horas valem 9,53 € e 11,11 €, ou seja, 20,64 €: sem o contador anual, o software de salários não sabe que mudou de escalão.
5. Trabalho noturno sem rubrica própria: as horas noturnas somadas às horas normais, sem o acréscimo.
6. Tolerância divergente do regulamento interno: o ponto desconta a partir de 5 minutos e o regulamento diz 10. A tolerância tem de ser uma só.
7. Baixa médica lançada como falta injustificada: a baixa é falta justificada e tem tratamento próprio na Segurança Social.
O ficheiro de exportação: o que deve conter
Um ficheiro pronto para o processamento salarial tem uma linha por trabalhador e, no mínimo, estas colunas: identificador do trabalhador, período, horas normais, trabalho suplementar em dia útil com a primeira hora separada das seguintes, trabalho suplementar em dia de descanso ou feriado, acumulado anual de trabalho suplementar, horas noturnas, faltas justificadas com e sem perda de retribuição, faltas injustificadas, dias de férias, dias de baixa, dias com subsídio de refeição e saldo do banco de horas.
Dois cuidados evitam a maioria dos problemas. Primeiro, a correspondência de códigos: o identificador do trabalhador e o nome de cada rubrica são os mesmos nos dois sistemas, definidos uma vez e nunca alterados. Segundo, a unidade: horas em formato decimal (1,5 e não 1h30), sem células com texto.
Conferência por amostragem antes dos recibos
Não é preciso conferir todos os recibos, mas é preciso conferir os certos. Escolha três a cinco trabalhadores, incluindo sempre um com trabalho suplementar, um com faltas e um com baixa ou férias, e compare linha a linha o resumo do fecho com o recibo de vencimento.
Acrescente duas verificações globais: a soma das horas normais da equipa deve aproximar-se do número de trabalhadores vezes as horas previstas, descontadas as ausências; e o total de dias de subsídio de refeição nunca pode exceder os dias úteis do mês vezes o número de trabalhadores. Se uma conta não bate, o erro está na passagem de dados.
Conservação por cinco anos e comunicação anual
O artigo 202.º, n.º 4, obriga a conservar o registo dos tempos de trabalho durante cinco anos, e o artigo 231.º, n.º 8, exige o mesmo prazo para a relação nominal dos trabalhadores que prestaram trabalho suplementar, com as horas e os dias de descanso compensatório. Guarde, para cada mês fechado, o registo com as correções e o seu histórico, o registo de trabalho suplementar visado, o resumo enviado ao trabalhador e o ficheiro enviado para salários.
Há ainda uma obrigação anual: o artigo 231.º, n.º 7, manda comunicar ao serviço com competência inspetiva a relação nominal dos trabalhadores que prestaram trabalho suplementar no ano civil anterior, visada pela comissão de trabalhadores ou, na sua falta, pelo sindicato do trabalhador filiado. Essa comunicação faz-se no Relatório Único: o visto tem de ser obtido antes da entrega (Portaria n.º 55/2010, artigo 3.º) e a entrega decorre de 16 de março a 15 de abril do ano seguinte (artigo 4.º). Os doze fechos do ano são a base desse relatório, como explicamos no artigo sobre o Relatório Único e os tempos de trabalho.
Uma vez por trimestre, reveja os indicadores do fecho: registos em falta, correções por equipa, horas suplementares sem autorização prévia e tempo gasto no fecho. Quando os três primeiros descem, o quarto desce com eles.
Fontes
- Código do Trabalho, artigos 202.º, 231.º, 248.º, 256.º, 268.º, 269.º, 271.º, 276.º e 278.º
- Código do IRS, artigo 119.º (Declaração Mensal de Remunerações)
- Portaria n.º 55/2010 (Relatório Único), artigos 3.º e 4.º
Como o PontoSimples ajuda no fecho mensal
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem. A partir das picagens feitas pela aplicação (Android e iOS) ou pelo site, calcula automaticamente as horas por dia e por semana, o trabalho suplementar, o trabalho noturno e o absentismo, gere o banco de horas com saldos, vigências e prazos, e controla férias e ausências, para que baixas e férias estejam lançadas antes do processamento.
A função de fecho de ponto consolida o mês e exporta-o em Excel ou PDF para o processamento salarial, e a auditoria de registos guarda o histórico de cada alteração, com consulta imediata em nuvem. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.
