Absentismo: como medir e reduzir com os dados do registo de ponto
A taxa de absentismo calcula-se dividindo o tempo de ausência pelo tempo de trabalho previsto e multiplicando por 100. Uma equipa que tinha 2.112 horas previstas num mês e registou 46 horas de ausência tem uma taxa de 2,2%. O número só é útil quando distingue ausências justificadas de injustificadas, curtas de longas, e quando vem de um registo de ponto fiável e não de impressões.
Uma referência oficial em Portugal é a do Balanço Social da DGAEP, pensada para a administração pública, que calcula a taxa em dias: total de dias de ausência de todos os trabalhadores, sem contar férias, a dividir pelos dias potenciais de trabalho (dias úteis do ano vezes o número de trabalhadores), vezes 100. A mesma lógica pode ser feita em horas, que é o que o registo de ponto mede.
O que é absentismo e o que fica de fora
Absentismo é a ausência do trabalhador em tempo em que devia estar a trabalhar. Inclui as faltas justificadas (doença, assistência a familiares, falecimento, casamento, deveres legais, entre outras), as faltas injustificadas e os atrasos e saídas antecipadas acumulados ao longo do mês. A lista das faltas justificadas está no artigo 249.º do Código do Trabalho e explicámo-la no artigo sobre faltas justificadas e injustificadas.
As férias ficam sempre de fora: são tempo de descanso devido, e uma equipa que goza agosto pareceria ter um problema de assiduidade que não existe. As regras de marcação estão no artigo sobre férias e mapa de férias. Muitas empresas excluem também, para gestão interna, a formação marcada pela empresa e as licenças longas, como a parentalidade, que se acompanham à parte. É uma opção legítima, mas diferente da DGAEP, que só exclui as férias: diga sempre qual é o critério quando comparar números.
O essencial é que o registo de ponto classifique cada ausência quando acontece, com o motivo e o documento que a justifica.
A fórmula, com um exemplo
As horas previstas são as do horário de cada pessoa no período, já sem férias e feriados; as horas de ausência são as desse horário em que a pessoa não trabalhou.
Considere uma equipa de 12 trabalhadores com 8 horas por dia e 40 por semana, num mês com 22 dias úteis e sem férias. As horas previstas são 12 × 8 × 22 = 2.112 horas. Um trabalhador esteve três dias de baixa médica (24 horas), outro faltou dois dias sem justificação (16 horas) e os atrasos da equipa somaram 6 horas: 46 horas de ausência.
A taxa global é 46 ÷ 2.112 × 100 = 2,2%. Separando, o absentismo justificado é 24 ÷ 2.112 × 100 = 1,1% e o injustificado (faltas e atrasos) é 22 ÷ 2.112 × 100 = 1,0%. São dois problemas com causas e respostas diferentes, e por isso a conta faz-se em separado.
Indicadores que a taxa sozinha não mostra
- Frequência: número de episódios de ausência por trabalhador.
- Duração média: tempo de ausência a dividir pelo número de episódios. Ajuda a distinguir doença prolongada de ausências curtas e repetidas.
- Fator de Bradford: B = S² × D, em que S é o número de episódios e D o total de dias de ausência num período (normalmente 12 meses). Um trabalhador com uma baixa de 10 dias tem 1² × 10 = 10; outro com 10 faltas de um dia tem 10² × 10 = 1.000. A taxa é igual, mas as ausências curtas e repetidas desorganizam muito mais a equipa, e o fator torna isso visível.
- Concentração no calendário: faltas junto a dias de descanso ou feriados. Pelo artigo 256.º, n.os 2 e 3, a falta injustificada a um ou meio período normal de trabalho imediatamente anterior ou posterior a dia de descanso ou feriado é infração grave e a perda de retribuição abrange também esses dias.
- Distribuição por equipa, turno ou local: um turno da noite com o dobro do absentismo dos restantes é um sinal sobre o turno, não sobre as pessoas.
- Atrasos acumulados: 15 minutos por dia são 5 horas e meia num mês de 22 dias úteis. O tratamento dos atrasos está no artigo sobre atrasos e tolerância.
O fator de Bradford é um alerta de gestão, não uma regra disciplinar. A falta justificada não afeta qualquer direito do trabalhador, salvo a perda de retribuição nos casos do artigo 255.º, n.º 2 (artigo 255.º, n.º 1). Use-o para abrir uma conversa, nunca para aplicar consequências automáticas: qualquer sanção exige procedimento disciplinar e proporcionalidade.
Quanto custa uma ausência
Tome um trabalhador com retribuição mensal de 1.100 € e 40 horas semanais. O valor da hora é 1.100 € × 12 ÷ (52 × 40) = 6,35 € (artigo 271.º), e um dia de 8 horas vale 8 × 6,35 € = 50,80 €.
Numa falta injustificada, a empresa não paga o período de ausência (artigo 256.º, n.º 1). O custo aparece quando o trabalho tem de ser feito na mesma. Em dia normal de trabalho, cada trabalhador só pode prestar até 2 horas de trabalho suplementar (artigo 228.º, n.º 1, alínea d)), pelo que cobrir as 8 horas exige, por exemplo, quatro colegas com 2 horas cada. Cada um recebe 7,94 € pela primeira hora e 8,73 € pela segunda: 16,67 € por colega e 66,68 € no total, mais 15,88 € do que o dia não pago. E cada hora consome o limite anual do colega (175 horas em micro e pequenas empresas, 150 em médias e grandes) e aproxima-o das 100 horas a partir das quais os acréscimos sobem. Detalhamos as regras no artigo sobre limites e acréscimos do trabalho suplementar.
Numa baixa médica, a falta é justificada e a empresa também não paga a retribuição quando o trabalhador beneficia de proteção social na doença (artigo 255.º, n.º 2, alínea a)). O custo para a empresa é, de novo, a substituição e a reorganização. Explicamos o registo das baixas no artigo sobre baixa médica, parentalidade e outras licenças.
Ausências curtas por doença: a autodeclaração
Desde a Lei n.º 13/2023, a doença pode ser provada por autodeclaração feita, sob compromisso de honra, nos serviços digitais do SNS (ou dos serviços regionais de saúde), para situações que não excedam três dias consecutivos, até ao limite de duas vezes por ano (artigo 254.º, n.os 2 e 5). É uma falta justificada por doença e deve ser classificada como tal no registo.
Para a gestão do absentismo, convém contar estas ausências em separado: são curtas por definição e são exatamente as que o fator de Bradford pesa mais. Um número elevado numa equipa é um sinal a investigar (carga de trabalho, horários, clima), não uma infração.
As causas mais frequentes
A doença é, em regra, a principal causa de ausência e a que menos depende da empresa no curto prazo. Seguem-se a assistência a filhos e outros familiares, os problemas de transporte, os horários incompatíveis com a vida pessoal, os turnos mal distribuídos, o clima na equipa e a falta de perspetiva.
Os dados do registo de ponto ajudam a separar as causas. Absentismo justificado por doença, disperso por toda a equipa, aponta para saúde e condições de trabalho. Absentismo injustificado concentrado em poucas pessoas ou em dias específicos aponta para motivação, chefia ou regras mal comunicadas.
Ações que reduzem o absentismo
1. Um regulamento interno de assiduidade claro, que diga como se comunica uma ausência, até quando se entrega a justificação, qual é a tolerância e o que acontece quando não é cumprida. Explicamos o conteúdo no artigo sobre o regulamento interno de assiduidade.
2. Conversa com dados: uma conversa individual com o registo à frente (episódios, dias, padrão) vale mais do que uma chamada de atenção genérica e protege a empresa de acusações de tratamento arbitrário.
3. Flexibilidade onde é possível: horários com margem de entrada, teletrabalho em funções compatíveis, troca de turnos entre colegas com registo. Parte do absentismo injustificado é apenas rigidez a mais.
4. Medicina do trabalho: a Lei n.º 102/2009 obriga o empregador a promover exames de saúde de admissão, periódicos (anuais para os menores e para os trabalhadores com mais de 50 anos, de dois em dois anos para os restantes) e ocasionais, nomeadamente no regresso ao trabalho depois de uma ausência superior a 30 dias por doença ou acidente (artigo 108.º, n.º 3). Cumprir isto dá ao médico do trabalho informação para prevenir repetições.
5. Prevenção: ergonomia, equipamento de proteção, pausas respeitadas e o descanso diário de 11 horas garantido são a forma mais barata de reduzir baixas por doença.
Dados de saúde e RGPD: o que a empresa pode registar
Para gerir o absentismo, a empresa precisa de saber que o trabalhador faltou, se a falta é justificada e em que categoria (doença, assistência à família, outra). Não precisa de saber o diagnóstico nem deve registá-lo: os dados de saúde são uma categoria especial (artigo 9.º do RGPD), e a Lei n.º 58/2019 exige que, no âmbito da medicina do trabalho, o seu tratamento seja feito por profissional obrigado a sigilo ou por pessoa sujeita a dever de confidencialidade (artigo 29.º, n.º 2).
Na prática: o registo de ponto guarda o tipo de ausência e o documento justificativo, com acesso limitado a quem processa a assiduidade; e os relatórios partilhados com as chefias devem ser agregados por equipa, não nominativos, salvo quando há uma decisão a tomar sobre uma pessoa concreta. Veja as regras gerais no artigo sobre registo de tempos de trabalho e RGPD.
Fontes
- Código do Trabalho, artigos 228.º, 249.º, 254.º, 255.º, 256.º e 271.º
- DGAEP, Balanço Social: principais indicadores de síntese (taxa de absentismo)
- Lei n.º 102/2009 (segurança e saúde no trabalho), artigo 108.º
- Lei n.º 58/2019, artigo 29.º
Como o PontoSimples ajuda a medir e reduzir o absentismo
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem que calcula automaticamente o absentismo a partir das picagens feitas na aplicação ou no site e mostra os resultados em painéis, estatísticas e relatórios personalizados por trabalhador, por equipa e por período. O controlo de férias e ausências fica no mesmo sistema, pelo que as ausências planeadas não contaminam a taxa.
Com os dados em tempo real, o gestor deteta o padrão no mês em que aparece e não no fecho do trimestre. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.
