Inspeção da ACT: o que o inspetor pede sobre tempos de trabalho e como preparar a empresa
Numa inspeção da ACT (Autoridade para as Condições do Trabalho) sobre tempos de trabalho, o inspetor pede, em regra, o registo dos tempos de trabalho, que a empresa tem de conservar durante cinco anos, o mapa de horário afixado, o registo do trabalho suplementar, os acordos de isenção de horário, adaptabilidade ou banco de horas, os contratos e os recibos de vencimento. Pode fazê-lo numa visita sem aviso prévio ou por notificação para apresentação de documentos, com prazo.
Se verificar uma infração, o inspetor pode levantar um auto de advertência, quando se trate de uma irregularidade sanável sem prejuízo irreparável, ou um auto de notícia. Notificada do auto de notícia, a empresa tem 15 dias para pagar voluntariamente a coima ou apresentar defesa.
Como começa uma inspeção sobre tempos de trabalho
A ACT é a autoridade administrativa competente para o procedimento das contraordenações laborais (artigo 2.º n.º 1 a) da Lei n.º 107/2009). Atua por iniciativa própria, em campanhas por setor, na sequência de acidentes de trabalho e a partir de pedidos de intervenção e denúncias de trabalhadores.
As queixas sobre tempos de trabalho são típicas de uma saída conflituosa: o trabalhador que sai e reclama horas não pagas, descansos não gozados ou turnos sem intervalo. Explicamos esse risco no artigo sobre trabalho suplementar não pago.
Os poderes do inspetor
Os poderes do inspetor do trabalho estão definidos no Decreto-Lei n.º 102/2000, que aprovou o Estatuto da Inspeção-Geral do Trabalho e cujo artigo 11.º foi alterado pela Lei n.º 13/2023. Pelo n.º 1 desse artigo, o inspetor pode visitar e inspecionar qualquer local de trabalho a qualquer hora do dia ou da noite e sem necessidade de aviso prévio (alínea a)), questionar o empregador e os trabalhadores (alínea c)) e requisitar, com efeitos imediatos ou para apresentação nos serviços, examinar e copiar documentos e outros registos que interessem para esclarecer as relações e as condições de trabalho (alínea e)).
Atenção a guias desatualizados: até 2023, estes procedimentos constavam também do n.º 1 do artigo 10.º da Lei n.º 107/2009, que a Lei n.º 13/2023 revogou.
O registo dos tempos de trabalho tem de permitir a consulta imediata (artigo 202.º n.º 1). Numa visita, o inspetor pode pedir para ver na hora os registos da semana ou do mês, e "está no gabinete de contabilidade" ou "o responsável está de férias" não são respostas que a lei aceite. Explicamos o artigo no guia sobre o registo de tempos de trabalho do artigo 202.º.
O que o inspetor pede sobre tempos de trabalho
A lista varia com o motivo da inspeção, mas em matéria de tempos de trabalho os pedidos repetem-se:
- O registo dos tempos de trabalho de todos os trabalhadores, com início, termo e intervalos de cada dia, para o período em análise, que pode recuar até cinco anos (n.º 4 do artigo 202.º).
- O mapa de horário de trabalho afixado em cada local, com o conteúdo do artigo 215.º; veja o que deve conter no artigo sobre o mapa de horário de trabalho.
- O registo do trabalho suplementar do artigo 231.º, com o fundamento de cada prestação e os descansos compensatórios gozados, e visado pelo trabalhador quando não foi ele a fazer o registo. Explicamos este registo próprio no artigo sobre o registo do trabalho suplementar.
- A relação nominal dos trabalhadores que prestaram trabalho suplementar, que o artigo 231.º n.º 7 manda comunicar todos os anos à ACT; explicamos como no artigo sobre o Relatório Único e os tempos de trabalho.
- Os acordos de isenção de horário de trabalho, de adaptabilidade e de banco de horas, e o instrumento de regulamentação coletiva aplicável.
- Os contratos de trabalho e os recibos de vencimento, para cruzar as horas registadas com o que foi pago.
- O mapa de férias e os registos de faltas, quando a queixa envolve descansos ou ausências.
O cruzamento é o ponto crítico. Um registo que mostra saídas às 20h em dias com horário até às 18h, sem registo de trabalho suplementar e sem acréscimos no recibo, dá origem a mais do que uma infração: falta do registo do artigo 231.º, trabalho suplementar por pagar e, se os limites anuais forem ultrapassados, violação do artigo 228.º.
Visita inspetiva ou notificação para apresentar documentos
A inspeção pode decorrer de duas formas. Na visita inspetiva, o inspetor apresenta-se no local, identifica-se, percorre as instalações, fala com os trabalhadores e pede os documentos que estão disponíveis na hora. Na notificação para apresentação de documentos, a empresa recebe uma lista de documentos a entregar ou exibir nos serviços da ACT, no prazo e local indicados.
Não cumprir a notificação é, por si, uma contraordenação leve (artigo 552.º do Código do Trabalho), e não resolve o problema de fundo: a falta de registo mantém-se como contraordenação grave, e o pagamento da coima não dispensa a empresa de cumprir o dever omitido, se ainda for possível (artigo 564.º n.º 1).
Auto de advertência ou auto de notícia
O auto de advertência está previsto no artigo 5.º n.º 2 do Decreto-Lei n.º 102/2000: quando a contraordenação consistir em irregularidade sanável da qual ainda não tenha resultado prejuízo irreparável para os trabalhadores, para a administração do trabalho ou para a segurança social, o inspetor pode levantar auto de advertência, com a infração verificada, as medidas recomendadas e o prazo para as cumprir. É uma faculdade do inspetor, não um direito da empresa. Havendo advertência, a ação sancionatória só avança depois de decorrido esse prazo (artigo 6.º n.º 2). Se a empresa desrespeitar as medidas recomendadas, a coima pode ser elevada até ao mínimo previsto para a infração com dolo (artigo 19.º n.º 4 da Lei n.º 107/2009), e o desrespeito é ponderado para aferir se houve dolo (artigo 557.º do Código do Trabalho). O caso típico é um mapa de horário não afixado, que se corrige afixando-o.
O auto de notícia é levantado quando o inspetor verifica ou comprova, pessoal e diretamente, ainda que de forma não imediata, uma infração punível com coima (artigo 13.º n.º 2 da Lei n.º 107/2009). Os factos materiais que dele constam consideram-se provados enquanto a autenticidade do documento ou a veracidade do conteúdo não forem fundadamente postas em causa (n.º 3).
Os prazos a partir da notificação
A resposta escrita ao auto de notícia, apresentada no prazo de 15 dias (artigo 17.º), junta os documentos de prova e pode arrolar até duas testemunhas por infração, ou até cinco no total quando sejam três ou mais infrações punidas com coima única.
O artigo 19.º admite o pagamento voluntário quando a infração seja "qualificada como leve, grave ou muito grave praticada com negligência", sempre pelo valor mínimo correspondente à negligência: sem custas, se for feito nos 15 dias; com custas, se for feito depois, mas antes da decisão. Equivale a condenação e arquiva o processo, que não pode ser reaberto, salvo para aplicar uma sanção acessória. Se a contraordenação consistir na falta de entrega de mapas ou documentos, o pagamento voluntário só é possível se a falta for sanada no mesmo prazo.
Se a ACT decidir aplicar a coima, a decisão pode ser impugnada judicialmente no tribunal do trabalho, no prazo de 20 dias após a notificação (artigo 33.º). E o procedimento prescreve cinco anos depois da prática da infração, ressalvadas as causas de suspensão e de interrupção (artigo 52.º).
Para uma falta de registo de tempos de trabalho numa empresa com volume de negócios inferior a 500.000 €, por negligência, o mínimo é de 6 UC, 612 €, e o máximo de 12 UC, 1.224 €; nas empresas maiores e com dolo, o teto é de 95 UC, 9.690 €. Detalhamos os escalões e a pluralidade de infrações no artigo sobre as coimas por falta de registo de tempos de trabalho.
Como preparar a empresa
A preparação para a ACT não se faz na véspera; faz-se com rotinas que garantem que, em qualquer dia, os documentos existem e batem certo entre si.
1. Tenha um sistema de registo que exporte por trabalhador e por período, com início, termo e intervalos de cada dia e totais por dia e por semana.
2. Garanta a conservação por cinco anos, incluindo dos trabalhadores que já saíram.
3. Confirme que o mapa de horário está afixado em cada local e corresponde ao que se pratica.
4. Mantenha o registo do trabalho suplementar do artigo 231.º e verifique todos os meses que as horas registadas aparecem no recibo com os acréscimos corretos.
5. Guarde por escrito os acordos de isenção, adaptabilidade e banco de horas, e confirme que o registo respeita os limites neles fixados.
6. Faça, uma vez por trimestre, uma auditoria interna: escolha três trabalhadores ao acaso e cruze registo, mapa, trabalho suplementar e recibo, como o inspetor faria. Os mesmos documentos servem num litígio, como explicamos no artigo sobre o registo de ponto como prova em tribunal.
Durante a visita, receba o inspetor com cortesia, peça a identificação, designe um interlocutor, entregue o que é pedido e não impeça o contacto com os trabalhadores.
Fontes
- Lei n.º 107/2009 (contraordenações laborais), artigos 2.º, 13.º, 17.º, 19.º, 33.º e 52.º
- Decreto-Lei n.º 102/2000 (Estatuto da Inspeção-Geral do Trabalho), artigos 5.º, 6.º e 11.º
- Lei n.º 13/2023, artigo 33.º alínea c) (revogação do n.º 1 do artigo 10.º da Lei n.º 107/2009)
- Código do Trabalho, artigos 202.º, 215.º, 228.º, 231.º, 552.º, 554.º, 557.º e 564.º
Como o PontoSimples ajuda a preparar a inspeção da ACT
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem. Cada trabalhador pica o ponto pela aplicação (Android e iOS) ou pelo site, o registo fica gravado em tempo real e o sistema apura as horas por dia e por semana, o trabalho suplementar e o trabalho noturno, com o histórico guardado em nuvem e disponível para consulta imediata. As correções ficam na auditoria de registos, com o histórico de alterações.
Quando a ACT pede os registos de um trabalhador num determinado período, o gestor gera o relatório em minutos e exporta o fecho em Excel ou PDF, e os painéis ajudam a detetar antes da inspeção os desvios entre o horário e o registado. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.
