Gabinetes de contabilidade: gerir a assiduidade e o processamento salarial de várias empresas
Para gerir a assiduidade e o processamento salarial de várias empresas, o gabinete de contabilidade deve receber de cada cliente o fecho do mês já apurado por rubrica, saído de um sistema de controlo de ponto, e não folhas de ponto em papel, em fotografias ou em Excel, que chegam tarde e com erros. É a partir desse fecho que o contabilista certificado faz os recibos, a Declaração Mensal de Remunerações e a declaração à Segurança Social de cada cliente.
A dor de cada fecho de mês
No dia 1 começam os pedidos aos clientes. No dia 4 chegam as primeiras folhas: uma em papel, outra numa fotografia, uma terceira num Excel com fórmulas partidas. No dia 6 ainda faltam três empresas, e um gerente liga a dizer que o trabalhador fez umas horas a mais, mas não sabe quantas nem em que dias.
O resultado é retrabalho: o técnico interpreta, pergunta, recalcula o trabalho suplementar e lança à mão. Quando o recibo sai errado, o trabalhador queixa-se ao gerente, o gerente liga ao gabinete e o recibo é corrigido no mês seguinte. O problema não é a competência de ninguém: a informação nasce num formato que não serve para processar.
De quem é a obrigação: do empregador, não do gabinete
O artigo 202.º do Código do Trabalho impõe ao empregador a obrigação de manter o registo dos tempos de trabalho em local acessível, com consulta imediata, conservado durante cinco anos. É a empresa cliente que responde perante a ACT pela falta desse registo, não o gabinete. Explicamos a norma no artigo sobre o artigo 202.º do Código do Trabalho.
O gabinete processa os salários com base nos dados que recebe e responde pela correção desse processamento. O contabilista certificado, inscrito na Ordem dos Contabilistas Certificados, tem deveres deontológicos perante o cliente e pode ser responsabilizado subsidiariamente por dívidas tributárias quando se demonstre a violação dolosa dos seus deveres de regularização técnica ou de assinatura de declarações (artigo 24.º, n.º 3, da Lei Geral Tributária). Tem, por isso, todo o interesse em dados de entrada fiáveis e num contrato que diga quem entrega o quê e até quando.
O calendário que manda
Cada empresa cliente tem datas fixas: o recibo de vencimento entregue até ao pagamento (artigo 276.º, n.º 3, do Código do Trabalho); a Declaração Mensal de Remunerações à Autoridade Tributária até ao dia 10 do mês seguinte ao do pagamento (artigo 119.º do Código do IRS); e a declaração à Segurança Social.
Na Segurança Social, o Decreto-Lei n.º 127/2025 substitui a entrega da declaração de remunerações até ao dia 10 por um modelo em que a Segurança Social apura os valores a partir das remunerações permanentes comunicadas e a empresa os aceita, confirma ou corrige até ao dia 20 do mês seguinte (25 em agosto); sem resposta, valem os valores do sistema. Os valores que a Segurança Social não conhece (trabalho suplementar, trabalho noturno, faltas) passam a ser os que o gabinete tem de confirmar ou corrigir, cliente a cliente. O pagamento das contribuições passa a fazer-se entre o dia 1 e o dia 25. A adesão é voluntária em 2026 e obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2027. Explicamos o que muda no artigo sobre a nova declaração à Segurança Social.
Para uma empresa, são prazos confortáveis. Para um gabinete com 40 clientes, são 40 fechos de ponto, 40 processamentos, 40 Declarações Mensais de Remunerações e 40 confirmações à Segurança Social no mesmo período. O gabinete que tem os fechos de todos os clientes no dia 1 ou 2 trabalha com folga; o que os recebe no dia 6 trabalha em urgência e arrisca confirmar valores errados. Descrevemos o fecho do lado da empresa no artigo sobre o fecho mensal dos tempos de trabalho.
O que o gabinete precisa de receber de cada empresa
Seja qual for o software de salários do gabinete, a informação que serve para processar tem a mesma forma: uma linha por trabalhador e uma quantidade por rubrica. O mínimo é este: horas normais; trabalho suplementar em dia útil (primeira hora separada das seguintes) e em dia de descanso ou feriado, com o acumulado anual; horas noturnas; faltas justificadas com e sem perda de retribuição e faltas injustificadas, em horas; dias de férias, de baixa e de outras licenças; dias com subsídio de refeição; saldo do banco de horas.
Este resumo por rubrica deve chegar numa data de corte combinada por escrito, num ficheiro que o técnico importe ou lance sem interpretar.
O modelo: cada empresa regista, o gabinete recebe o fecho
O modelo que resolve o problema na origem: cada empresa cliente usa um sistema de controlo de ponto com os seus trabalhadores, horários, feriados e tolerâncias. Os trabalhadores registam a entrada e a saída quando acontecem, o responsável valida correções e justificações ao longo do mês e, na data de corte, a empresa fecha o mês e envia ao gabinete a exportação do fecho, já apurada por rubrica.
Os ganhos para o gabinete: nenhuma folha para interpretar, nenhuma hora para recalcular e o mesmo formato todos os meses. Os ganhos para o cliente: o cumprimento do artigo 202.º e um recibo certo à primeira.
Um exemplo com números: um gabinete com 40 empresas clientes e 8 trabalhadores em média processa 320 recibos por mês. Se interpretar e lançar cada folha demora 10 minutos, são 3.200 minutos, mais de 53 horas por mês só na entrada de dados. Com o fecho apurado por rubrica, o lançamento demora cerca de 2 minutos por trabalhador: 640 minutos, perto de 11 horas. São mais de 40 horas por mês que passam da entrada de dados para a conferência e o aconselhamento.
Proteção de dados: o gabinete trata dados em nome do cliente
Os tempos de trabalho, as faltas e as baixas são dados pessoais dos trabalhadores, e o responsável pelo tratamento é a empresa cliente. A Lei n.º 58/2019 admite expressamente, no artigo 28.º, n.º 2, o tratamento efetuado por subcontratante ou contabilista certificado em nome do empregador, para fins de gestão das relações laborais, desde que realizado ao abrigo de um contrato de prestação de serviços e sujeito a iguais garantias de sigilo.
Esse contrato tem de ser escrito, ainda que em formato eletrónico, e tem de fixar o objeto, a duração, a natureza e a finalidade do tratamento, os tipos de dados e as categorias de titulares, e obrigar o gabinete a tratar os dados apenas segundo instruções documentadas, com confidencialidade e medidas de segurança (artigo 28.º, n.os 3 e 9, do RGPD). Um anexo de tratamento de dados ao contrato de avença resolve a questão para todos os clientes. Veja o enquadramento geral no artigo sobre registo de tempos de trabalho e RGPD.
Relatório Único e a relação nominal do trabalho suplementar
Uma vez por ano, a assiduidade volta ao gabinete sob outra forma. O artigo 231.º, n.º 7, do Código do Trabalho obriga o empregador a comunicar a relação nominal dos trabalhadores que prestaram trabalho suplementar no ano civil anterior, visada pela comissão de trabalhadores ou, na sua falta, pelo sindicato do trabalhador filiado. Essa comunicação integra o Relatório Único: o visto é obtido antes da entrega (Portaria n.º 55/2010, artigo 3.º) e a entrega decorre de 16 de março a 15 de abril (artigo 4.º).
Se os doze fechos do ano tiverem o trabalho suplementar separado por trabalhador e por fundamento, a relação nominal faz-se em minutos. Se não tiverem, faz-se a partir de folhas soltas em março. Explicamos o conteúdo no artigo sobre o Relatório Único e os tempos de trabalho.
Os erros que este modelo elimina
Com o fecho apurado dia a dia, desaparecem os erros que mais obrigam a corrigir recibos:
- Trabalho suplementar sem escalão: o gerente diz "10 horas" e o gabinete lança tudo a 25%, quando a segunda hora de cada dia útil leva 37,5% e, acima de 100 horas anuais, os acréscimos sobem para 50% e 75% (artigo 268.º). A calculadora de trabalho suplementar mostra a diferença hora a hora.
- Feriado municipal do concelho errado: o feriado municipal só é feriado quando observado por IRCT ou contrato (artigo 235.º) e, havendo trabalho normal nesse dia, o trabalhador tem direito a descanso compensatório de metade das horas ou a acréscimo de 50%, à escolha do empregador (artigo 269.º, n.º 2). Clientes em concelhos diferentes têm datas diferentes; veja os feriados em Portugal.
- Baixa médica lançada como falta injustificada, com desconto indevido e uma reclamação no mês seguinte.
- Tolerância de atraso aplicada de cor, diferente da que consta do regulamento interno de cada cliente.
Parceria com os clientes: o gabinete como prescritor
Os gabinetes estão na melhor posição para mudar a forma como os clientes recolhem a assiduidade: sofrem as consequências do formato errado e são quem o cliente ouve. Indicar um sistema de controlo de ponto, pedir que os clientes enviem o fecho no mesmo formato e combinar a data de corte é um serviço que o cliente valoriza e que o gabinete recupera em horas.
A conversa com o cliente é simples: o registo é obrigatório, a falta de registo é contraordenação grave (coima de 612 € a 9.690 €), a folha em papel dificilmente resiste a um litígio, e um sistema em nuvem custa menos do que um recibo errado. Mostramos as contas no artigo sobre quanto custa um sistema de controlo de ponto.
Fontes
- Código do Trabalho, artigos 202.º, 231.º, 235.º, 268.º, 269.º e 276.º
- Lei n.º 58/2019, artigo 28.º, n.º 2
- Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, artigo 28.º
- Decreto-Lei n.º 127/2025, de 9 de dezembro
- Portaria n.º 55/2010 (Relatório Único), artigos 3.º e 4.º
- Lei Geral Tributária, artigo 24.º
Como o PontoSimples ajuda os gabinetes de contabilidade
O PontoSimples é um sistema de controlo de ponto em nuvem para equipas de qualquer dimensão. Cada empresa cliente usa a sua conta: os trabalhadores picam o ponto pela aplicação (Android e iOS) ou pelo site, e o sistema calcula automaticamente as horas normais, o trabalho suplementar, o trabalho noturno, o absentismo e o banco de horas, com histórico de alterações em nuvem.
No fim do mês, a empresa faz o fecho de ponto e exporta-o em Excel ou PDF, com os totais por trabalhador que o gabinete precisa para processar. Experimente gratuitamente durante 30 dias, sem fidelização, em pontosimples.pt.
