O Código do Trabalho não prevê qualquer tolerância obrigatória para atrasos. O empregador pode descontar o tempo em falta, somado até perfazer dias inteiros (artigo 248.º), e pode recusar a prestação de trabalho quando o atraso injustificado ultrapassa 30 ou 60 minutos (artigo 256.º, n.º 4). A "tolerância de 15 minutos" do artigo 203.º serve para acabar tarefas no fim do dia, não para entrar mais tarde.

A empresa pode criar uma tolerância própria no regulamento interno. E, quando é o trabalhador a propor compensar o atraso, o tempo de compensação aceite pelo empregador não é trabalho suplementar (artigo 226.º, n.º 3, alínea f)).

O atraso é uma ausência parcial. O n.º 2 do artigo 248.º manda adicionar os períodos de ausência inferiores ao dia para apurar os períodos normais de trabalho diário em falta: 480 minutos de atrasos num horário de 8 horas equivalem a um dia de falta, com os efeitos do artigo 256.º se não forem justificados.

O n.º 4 do artigo 256.º regula a apresentação com atraso injustificado. Se for superior a 60 minutos e no início do trabalho diário, o empregador pode não aceitar a prestação durante todo o período normal de trabalho; se for superior a 30 minutos, pode não a aceitar durante essa parte do período. Nos dois casos, o trabalhador perde a retribuição do período recusado. É uma faculdade do empregador, não uma obrigação: pode aceitar o trabalhador e descontar apenas os minutos de atraso.

Picar o ponto pelo telemóvel é legalmente válido em Portugal. O artigo 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho, mas não impõe nenhuma forma: serve o papel, o relógio de ponto ou uma aplicação, desde que o registo esteja em local acessível, permita consulta imediata, indique as horas de início e de termo e os intervalos, apure as horas por dia e por semana e seja conservado durante cinco anos. A lei não exige registar o local da picagem.

O que muda com o telemóvel é a proteção de dados. A empresa só pode tratar o necessário, tem de informar os trabalhadores e deve ter especial cuidado com a geolocalização: a CNPD trata-a como vigilância a distância e exclui as aplicações que ativem o GPS nos telemóveis dados aos trabalhadores e comuniquem a localização ao empregador.

Em teletrabalho, a CNPD limita a ferramenta de registo ao início, fim e pausas, sem localização.

O artigo 202.º fixa cinco regras. O registo deve estar em local acessível e permitir a consulta imediata (n.º 1); deve indicar as horas de início e de termo e os intervalos, de modo a apurar as horas prestadas por dia e por semana (n.º 2); o trabalho prestado no exterior da empresa deve ser visado pelo trabalhador e chegar à empresa no prazo de 15 dias (n.º 3); o registo é conservado durante cinco anos (n.º 4); e a violação é contraordenação grave (n.º 5). Explicamos cada número no artigo sobre o registo de tempos de trabalho do artigo 202.º.

A notificação à CNPD que o artigo 18.º do Código do Trabalho ainda refere para o relógio de ponto biométrico deixou de vigorar a 25 de maio de 2018: o artigo 62.º, n.º 2, da Lei n.º 58/2019 fez cessar todas as normas que previam notificações ou autorizações à CNPD fora dos casos do RGPD. No seu lugar ficou uma obrigação mais exigente: a empresa tem de demonstrar, por si, que a biometria se justifica, em regra com uma avaliação de impacto. Para a maioria das PME, as alternativas sem biometria (aplicação no telemóvel, site ou terminal com cartão ou código pessoal) cumprem o artigo 202.º com menos risco e menos custos.

Um relógio de ponto biométrico, por impressão digital ou reconhecimento facial, trata dados biométricos, uma categoria especial de dados pessoais protegida pelo artigo 9.º do RGPD. Em Portugal, só é legítimo para controlo de assiduidade e de acessos, com representações dos dados que não permitam reconstruir o original (artigo 28.º, n.º 6, da Lei n.º 58/2019), e o artigo 18.º exige que o tratamento seja necessário, adequado e proporcional e que os dados sejam destruídos quando o contrato cessa.

O RGPD define dados biométricos como os que resultam de um tratamento técnico específico das características físicas, fisiológicas ou comportamentais de uma pessoa e permitem ou confirmam a sua identificação única. O reconhecimento facial de um relógio de ponto, ou de uma aplicação que compara uma selfie com um modelo do rosto para confirmar a identidade, cabe nesta definição.

O artigo 9.º do RGPD proíbe, por regra, o tratamento de dados biométricos para identificar uma pessoa de forma inequívoca. A exceção relevante para as empresas é a alínea b) do n.º 2: o tratamento necessário ao cumprimento de obrigações no domínio do direito do trabalho, na medida em que seja permitido pela lei nacional. Em Portugal, essa lei nacional é o artigo 18.º do Código do Trabalho, conjugado com o artigo 28.º da Lei n.º 58/2019.

O registo de tempos de trabalho é um tratamento de dados pessoais e está sujeito ao RGPD. A base legal é o cumprimento de uma obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD), porque o artigo 202.º do Código do Trabalho obriga a empresa a registar as horas de cada trabalhador: não é preciso consentimento e o trabalhador não se pode opor. Em contrapartida, a empresa só pode registar o que a lei pede (identificação, data, horas de início e de termo e intervalos), usar os dados para as finalidades previstas, conservá-los durante os cinco anos exigidos e eliminá-los depois, informar os trabalhadores e responder aos pedidos de acesso e de retificação.

Tudo o que vá além disso, como a localização no momento da picagem ou a biometria, é um tratamento acessório: precisa de base legal própria, respeita os limites do Código do Trabalho e, em regra, exige uma avaliação de impacto.

O RGPD exige que cada tratamento assente numa das bases do artigo 6.º. Para o registo das horas de início, de termo e dos intervalos, a base é a alínea c): o tratamento é necessário para cumprir uma obrigação jurídica, que é o artigo 202.º do Código do Trabalho. O artigo 28.º, n.º 1, da Lei n.º 58/2019 confirma que o empregador pode tratar os dados dos trabalhadores para as finalidades e com os limites definidos no Código do Trabalho.

Isto tem duas consequências práticas. A primeira é que pedir consentimento para o registo de ponto é um erro: o consentimento pode ser retirado a qualquer momento, e a obrigação legal não. A segunda é que as funcionalidades acessórias precisam de base própria: o cálculo das horas para o processamento salarial assenta na execução do contrato (alínea b)); alertas de ausência ou painéis de assiduidade podem assentar no interesse legítimo (alínea f)), com a ponderação documentada. Para a localização, o interesse legítimo não basta: valem também os limites dos artigos 20.º e 21.º do Código, que tratam a geolocalização como vigilância a distância.

Em Portugal, a geolocalização de trabalhadores é tratada como um meio de vigilância a distância. O artigo 20.º do Código do Trabalho só a admite para proteção e segurança de pessoas e bens ou quando particulares exigências da atividade o justifiquem, e proíbe-a sempre que sirva para controlar o desempenho profissional, o que é contraordenação muito grave. A CNPD admite o GPS em viaturas da empresa para gestão de frota em serviço externo e proteção de bens, mas exclui a geolocalização em telemóveis para gerir o serviço externo e as aplicações que ativem o GPS e comuniquem a localização ao empregador.

No registo de tempos de trabalho, o artigo 202.º não exige registar o local de cada picagem, e não existe posição publicada da CNPD nem jurisprudência que valide expressamente a captura da localização no momento da picagem. Quem a quiser usar deve tratá-la como uma opção, ponderada caso a caso, com avaliação de impacto e uma alternativa sem localização.

O artigo 20.º do Código do Trabalho tem uma proibição e uma exceção. O n.º 1 proíbe o empregador de utilizar meios de vigilância a distância no local de trabalho, mediante equipamento tecnológico, com a finalidade de controlar o desempenho profissional do trabalhador. O n.º 2 admite esses meios quando a finalidade é a proteção e segurança de pessoas e bens ou quando particulares exigências inerentes à natureza da atividade o justifiquem. O n.º 3 obriga a informar o trabalhador sobre a existência e a finalidade dos meios utilizados. Pelo n.º 4, violar o n.º 1 é contraordenação muito grave e violar o dever de informar é contraordenação leve.

O artigo 21.º acrescenta que os meios devem ser necessários, adequados e proporcionais, que os dados são conservados apenas pelo tempo necessário e destruídos na transferência do trabalhador ou na cessação do contrato (contraordenação grave), e previa uma autorização prévia da CNPD. Essa autorização deixou de vigorar em 25 de maio de 2018: o artigo 62.º, n.º 2, da Lei n.º 58/2019 fez cessar todas as normas que previam autorizações ou notificações à CNPD fora dos casos do RGPD. Hoje vale a lógica da responsabilidade: a empresa tem de demonstrar que cumpre e, quando o tratamento for de risco elevado, fazer uma avaliação de impacto (artigo 35.º do RGPD). A lista da CNPD (Regulamento n.º 798/2018) inclui o tratamento que permita rastrear a localização de trabalhadores com efeito de avaliação ou classificação. Explicamos o método no artigo sobre AIPD no controlo de ponto com geolocalização ou biometria.

A folha de ponto em papel ou em Excel não é ilegal: o artigo 202.º do Código do Trabalho não impõe a forma do registo. O problema é que, na prática, raramente cumpre o que o artigo exige. Um registo preenchido ao fim do mês, com horários iguais todos os dias, sem hora real, sem prova de quem o escreveu e espalhado por ficheiros em vários computadores não é fidedigno, não permite consulta imediata e dificilmente resiste a uma inspeção da ACT ou a um litígio em tribunal.

Se a empresa continuar no papel ou no Excel, a folha tem de ser preenchida na hora, com início, termo e intervalos de cada dia, totais por dia e por semana, e guardada durante cinco anos.

O artigo 202.º exige um registo em local acessível, de consulta imediata, com as horas de início e de termo e os intervalos, que permita apurar as horas por dia e por semana, visado no prazo de 15 dias quando o trabalho é prestado no exterior e conservado durante cinco anos. A violação é contraordenação grave. O papel e o Excel podem cumprir tudo isto em teoria. Explicamos cada requisito no artigo sobre o artigo 202.º do Código do Trabalho.

O inspetor da ACT faz uma coisa simples: pede o mapa de horário afixado e o registo dos tempos, e compara. Se o registo repete o mapa dia após dia, das 9h00 às 18h00 com uma hora de almoço, em todos os trabalhadores e em todos os meses, a conclusão óbvia é que o registo mostra o que estava previsto e não o que aconteceu. Um registo real tem variação: entradas às 8h52, saídas às 18h20, um dia sem intervalo, uma sexta-feira mais curta.

As fraudes no registo de ponto mais comuns são cinco: picar o ponto por um colega, picar antes de chegar ao local de trabalho, alterar folhas ou ficheiros depois de preenchidos, simular a localização do telemóvel e os "esquecimentos" seletivos que só acontecem quando beneficiam quem se esquece. A maioria previne-se sem vigiar ninguém: credenciais pessoais e intransmissíveis, um histórico de alterações que ninguém apaga, autorização prévia do trabalho suplementar e conferência regular dos registos.

Quando uma fraude é descoberta, a resposta segue o procedimento disciplinar do Código do Trabalho, com prazos curtos: o procedimento tem de começar nos 60 dias seguintes ao conhecimento da infração. A fraude pode ser justa causa de despedimento, como decidiu o Supremo Tribunal de Justiça num caso de cartão picado por um colega, mas a sanção tem de ser proporcional e coerente com outros casos.

1. Picar por um colega. É a fraude clássica do cartão e do código partilhado: o colega que chega primeiro regista a entrada de quem está atrasado, ou a saída de quem já saiu.

2. Picar antes de chegar. Com sistemas acessíveis pela Internet sem regras de utilização, o trabalhador regista a entrada a caminho do trabalho e chega vinte minutos depois.

Implementar o registo de ponto eletrónico numa empresa é, em regra, um projeto de duas a seis semanas, consoante o número de horários e de locais, dividido em sete etapas: levantamento dos horários e regimes em vigor, escolha do sistema, configuração, informação aos trabalhadores e proteção de dados, consulta das estruturas representativas, período de adaptação e arranque, e primeiro fecho. Feito por esta ordem, o registo de tempos de trabalho cumpre o artigo 202.º do Código do Trabalho desde o primeiro mês.

Antes de começar, nomeie um responsável pelo projeto (normalmente de recursos humanos), um responsável por cada equipa que vai validar correções e, se a empresa tiver encarregado de proteção de dados, envolva-o desde a primeira semana.

A lei não exige consentimento dos trabalhadores nem comunicação prévia à ACT para mudar de sistema de registo.

Um sistema de controlo de ponto só calcula bem o que foi bem parametrizado. Antes de escolher qualquer ferramenta, reúna num único documento tudo o que define os tempos de trabalho na empresa:

O regulamento interno de assiduidade e pontualidade é o documento em que a entidade empregadora fixa, por escrito, como se regista o tempo de trabalho, que tolerância aceita, como se corrigem marcações e justificam faltas, quando pode haver trabalho suplementar e que consequências tem o incumprimento. O artigo 99.º do Código do Trabalho permite ao empregador elaborá-lo, exige a audição da comissão de trabalhadores e só lhe dá efeitos depois de publicitado; não há envio à ACT.

O regulamento não é obrigatório, salvo quando um IRCT negocial o torne obrigatório para certas matérias (artigo 99.º, n.º 4). Mas é a forma mais simples de as mesmas regras valerem para todos e de a empresa provar que os trabalhadores as conheciam.

O n.º 1 do artigo 99.º permite ao empregador elaborar um regulamento interno sobre a organização e disciplina do trabalho. O n.º 2 obriga a ouvir, na elaboração, a comissão de trabalhadores ou, na sua falta, as comissões intersindicais, as comissões sindicais ou os delegados sindicais. O n.º 3 determina que o regulamento só produz efeitos depois de publicitado, designadamente por afixação na sede e nos locais de trabalho, de modo a que os trabalhadores o possam conhecer a todo o tempo.

A violação dos n.os 2 e 3 é contraordenação grave (n.º 5), por isso um regulamento imposto sem audição ou aplicado sem afixação não só é ineficaz como pode gerar uma coima. Sem comissão de trabalhadores nem estruturas sindicais, não há a quem ouvir e o regulamento segue para a publicitação.

Para corrigir um registo de ponto sem perder a fiabilidade, o registo original nunca é apagado: a correção parte de um pedido do trabalhador com justificação, é validada por um responsável e fica com um histórico de quem alterou o quê, quando e porquê. A lei não proíbe corrigir; o que decide se o registo continua a valer como prova é a forma de corrigir.

Num mês normal, uma equipa de 20 pessoas gera cerca de 1.760 marcações (entrada, saída e duas marcações de intervalo, em 22 dias). Mesmo com uma taxa de erro de 1%, são 17 ou 18 marcações a corrigir todos os meses. As causas mais frequentes são:

- Esquecimento da marcação de saída, sobretudo em dias de maior pressão ou em equipas que saem diretamente de um cliente.

- Marcação duplicada, quando o trabalhador pica duas vezes seguidas por não ter a certeza de que a primeira ficou registada.